So drucken Sie aus jedem Windows-Programm direkt auf WhatsApp

PrintPilot ist ein virtueller Drucker für Windows. Wenn Sie darauf drucken, wird das Dokument zu einem PDF und das Fenster Gedrucktes Dokument senden öffnet sich. Neben dem E-Mail-Versand hat dieses Fenster eine Schaltfläche Teilen. Sie öffnet das Windows-Teilen-Fenster mit dem angehängten PDF, und von dort geben Sie es an WhatsApp weiter. Betreff und Nachricht aus dem Sendefenster gehen als Text mit, sodass der Empfänger eine kurze Notiz und das PDF erhält.

Einen PC mit Windows 10 (Version 1809 oder neuer) oder Windows 11. Die WhatsApp-Desktop-App, kostenlos im Microsoft Store und mit Ihrem Telefon verknüpft. Das Teilen-Fenster zeigt nur auf dem PC installierte Apps, WhatsApp Web im Browser reicht also nicht. PrintPilot mit Testversion oder kostenpflichtigem Plan; im kostenlosen Freemium-Plan ist Teilen nicht verfügbar.

Öffnen Sie das Dokument in einem beliebigen Programm (ERP- oder Buchhaltungssoftware, Excel, Word, PDF-Reader oder Browser), drücken Sie Strg+P und wählen Sie den Drucker PrintPilot. Zum Ausprobieren klicken Sie im PrintPilot-Dashboard auf Testseite drucken. Kurz darauf öffnet sich das Fenster Gedrucktes Dokument senden.

Wählen Sie im Sendefenster Manuelle Empfänger (An / Cc / Bcc). Prüfen Sie Betreff und Nachricht: Sie gehen als Begleittext zum PDF an WhatsApp. Eine E-Mail-Adresse ist nicht nötig. Klicken Sie auf Teilen neben Verwerfen.

Das Windows-Teilen-Fenster öffnet sich mit dem angehängten PDF. Klicken Sie unter Teilen mit auf WhatsApp. Schließen Sie das Teilen-Fenster ohne App-Auswahl, bleibt das PrintPilot-Sendefenster offen und nichts wird gesendet.

WhatsApp Desktop öffnet das Fenster Nachricht senden an. Wählen Sie einen Kontakt oder eine Gruppe, fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu und klicken Sie auf Senden. Danach archiviert PrintPilot das Dokument und schließt das Sendefenster.

Im Chat erscheinen zwei Nachrichten: Betreff und Nachricht als Text (zum Beispiel „Hallo, anbei das gedruckte Dokument“) und das PDF selbst mit Vorschau, Seitenzahl und Dateigröße. Der Empfänger kann es auf Telefon oder PC öffnen oder speichern.

Teilen nutzt das Windows-Teilen-Fenster, daher funktionieren dieselben Schritte mit jeder App, die dort erscheint: Telegram, Outlook, Microsoft Teams, Smartphone-Link oder Teilen in der Nähe. Was mit dem Text passiert, entscheidet jede App selbst; manche übernehmen nur die Datei.

PrintPilot übergibt das PDF nur an die gewählte App. Es sendet die WhatsApp-Nachricht nicht selbst, lädt das Dokument nicht zu alacam.it hoch und zählt es nicht gegen Ihr monatliches E-Mail-Kontingent. Die temporäre Kopie wird nach einem Tag gelöscht. Im Konto wird nur vermerkt, dass geteilt wurde, ohne Dokumentname, Inhalt, App oder Empfänger.