So drucken Sie aus jeder Windows-Anwendung automatisch in PDF und versenden die Datei per E-Mail
Speichern Sie PDFs nicht länger manuell. Erfahren Sie, wie Sie jeden mit Strg+P gestarteten Druckauftrag aus Chrome, Excel, Ihrem ERP-System oder QuickBooks mit PrintPilot automatisch in einen per E-Mail versendeten PDF-Anhang umwandeln.
Jeden Arbeitstag wiederholen Büroangestellte, Buchhalter und Logistikteams dieselbe mühsame Routine: Strg+P drücken, Microsoft Print to PDF wählen, die Datei irgendwo speichern, das Mailprogramm öffnen, Empfänger und Betreff eingeben, die PDF in die Nachricht ziehen, senden und später die übrig gebliebenen PDFs vom Desktop löschen. 15 bis 30 Mal am Tag kostet das jede Woche Stunden. Mit dem virtuellen Drucker PrintPilot für Windows 10 und 11 wird der ganze Ablauf zu einer einzigen Aktion: Strg+P, dann Drucken. PrintPilot wandelt die Druckausgabe auf Ihrem eigenen Computer in eine PDF um und versendet sie über Ihren SMTP-Server, Ihr Gmail- oder Ihr Microsoft-Konto.
Automatisch in PDF drucken und mailen mit PrintPilot
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1So funktioniert es: der virtuelle Drucker
PrintPilot wird als gewöhnlicher Windows-Drucker installiert. Statt auf Papier zu drucken, erfasst er die Ausgabe, erstellt lokal eine PDF und übergibt sie als Anhang an Ihren Mailserver.
Da es ein normaler Drucker ist, funktioniert er mit jeder Anwendung, die drucken kann: Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox), Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Sage), ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics), Office-Programme wie Excel und Word sowie ältere Desktop- oder Kassenprogramme.
[Beliebige Windows-App: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Virtueller Drucker PrintPilot]
│ PDF entsteht auf Ihrem PC
▼
[SMTP-, Gmail- oder Microsoft-Konto]
│
▼
[Posteingang des Empfängers, PDF im Anhang]2Schritt 1: 'PrintPilot' als Drucker wählen
Nachdem Sie PrintPilot installiert und Ihr Mailkonto verbunden haben (Firmen-SMTP wie Microsoft 365 oder Ihr eigener Mailserver, Gmail / Google Workspace über das offizielle Google OAuth oder ein Microsoft 365- / Outlook-Konto über die Microsoft-Anmeldung, sodass kein App-Passwort gespeichert wird), öffnen Sie den Druckdialog (Strg+P) in Chrome, Excel, Ihrem ERP oder einer anderen Windows-Anwendung. Wählen Sie 'PrintPilot' aus der Druckerliste und klicken Sie auf 'Drucken'.
Auswahl des virtuellen Druckers PrintPilot im Druckdialog
3Schritt 2: Regel auswählen oder Empfänger eingeben
Beim Drucken öffnet sich das PrintPilot-Fenster. Wählen Sie eine Ihrer vordefinierten Weiterleitungsregeln oder geben Sie die Empfängeradresse manuell ein und klicken Sie auf Senden.
Für hohe Volumen können Sie Regeln definieren, die Dokumente automatisch weiterleiten, zum Beispiel Rechnungen an die Buchhaltung und Versandetiketten an das Lager, basierend auf Dokumenttitel, Quellanwendung oder Inhalt.
PrintPilot-Fenster zur Auswahl von Regel und Empfänger
4Schritt 3: Automatische PDF-Erstellung und Versand im Hintergrund
PrintPilot wandelt den Druckauftrag im Hintergrund in eine hochwertige PDF um und stellt sie zum Versand über SMTP, Gmail oder Ihr Microsoft-Konto in die Warteschlange. Kein Speichern-unter-Dialog, keine PDF, die Sie suchen und in eine E-Mail ziehen müssen, und Ihr Desktop bleibt während des Versands reaktionsfähig.
Dokument in der Warteschlange und Versandbestätigung in PrintPilot
5Schritt 4: Versandstatus im PrintPilot-Panel verfolgen
Verfolgen Sie jeden Druckauftrag, seinen Versandstatus (Zugestellt, Ausstehend, Abgebrochen) und Ihre aktiven Weiterleitungsregeln direkt im PrintPilot-Desktop-Panel.
Lokales PrintPilot-Panel mit Auftragsstatus und Regeln
6Schritt 5: Der Empfänger erhält die PDF im Anhang
Der Empfänger erhält innerhalb von Sekunden die E-Mail mit Ihrem gedruckten Dokument als PDF-Anhang. Kein manuelles Hochladen, keine zusätzlichen Klicks.
Posteingang mit automatisch versendetem PDF-Anhang
7Microsoft Print to PDF vs. PrintPilot
Auch Microsoft Print to PDF funktioniert mit jeder Windows-Anwendung, endet aber bei der Datei: Sie müssen sie trotzdem speichern, Ihr Mailprogramm öffnen, sie anhängen und senden. Das sind 6 bis 7 manuelle Schritte pro Dokument.
PrintPilot nimmt denselben Druckauftrag und erledigt den Rest: ein oder zwei Klicks im PrintPilot-Fenster oder gar keiner, wenn eine Weiterleitungsregel greift. Der Versand läuft über Ihr eigenes Mailkonto, und die PDF entsteht auf Ihrem PC statt auf einer fremden Konvertierungswebsite.
8Typische Einsatzbereiche im Unternehmen
Rechnungsstellung aus der Buchhaltung: Ob Ihr Team QuickBooks, SAP oder ein älteres Desktop-Programm nutzt, das Drucken und Versenden einer Rechnung an den Kunden wird zu einer einzigen Druckaktion.
Aufträge und Lagerpapiere: Senden Sie Lieferscheine, Kommissionierlisten und Bestellungen direkt an Disponenten oder Logistikpartner, ohne PDFs auf dem Desktop zu speichern.
Vertrauliche Dokumente: Anders als Online-PDF-Konverter, die Ihre Dateien auf fremde Server hochladen, erstellt PrintPilot die PDF auf Ihrem eigenen Computer und sendet sie direkt an den von Ihnen gewählten Mailserver.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Windows-Anwendungen werden unterstützt?
Jede Anwendung, die unter Windows 10 oder 11 drucken kann, funktioniert mit PrintPilot, darunter Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP sowie ERP- und Kassensoftware.
Benötigt PrintPilot Microsoft Outlook?
Nein. PrintPilot versendet E-Mails selbst, über Ihren SMTP-Server, Gmail oder Ihr Microsoft-Konto. Das Outlook-Programm oder ein anderes Mailprogramm wird nicht benötigt.
Kann ich meinen eigenen SMTP-Server, Gmail oder mein Microsoft-Konto verwenden?
Ja. Sie können Ihren Firmen-SMTP-Server verbinden oder sich sicher anmelden: mit dem offiziellen Google OAuth für Gmail und Google Workspace oder mit der Microsoft-Anmeldung für Microsoft 365 und Outlook. Gmail-Tokens werden verschlüsselt auf Ihrem Computer gespeichert.
Welche Windows-Versionen werden unterstützt?
PrintPilot läuft unter Windows 10 und Windows 11, jeweils in 32 und 64 Bit.
Kann ich PrintPilot unbeaufsichtigt auf viele Büro-PCs verteilen?
Ja. Das MSI-Paket unterstützt die stille Installation per msiexec, und Sie können es mit einer setup.ini-Datei über Active Directory Gruppenrichtlinien (GPO) oder Ihr RMM-Tool verteilen. Details finden Sie in unserer GPO-Anleitung.
Lädt PrintPilot meine Dokumente in eine Cloud hoch?
Nein. Die PDF wird auf Ihrem Computer erstellt und direkt an den von Ihnen konfigurierten Mailserver gesendet. Unsere Server speichern nur Ihre Konto-E-Mail, Ihren Tarif, Ihren Lizenzschlüssel und Ihre Geräte-ID, niemals die gedruckten Dokumente.
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