Rechnungen aus älterer Buchhaltungssoftware per E-Mail senden (ohne E-Mail-Modul)

Viele Geschäftsanwendungen stammen aus einer Zeit, in der Rechnungen per Post verschickt wurden. Desktop-Buchhaltung, Branchen-Fakturierung und individuelle ERP-Systeme können drucken, manche auch eine Datei speichern, haben aber kein eingebautes E-Mail-Modul, oder das Modul funktioniert nur mit einem bestimmten Mailprogramm.

Die Software für den Rechnungsversand zu aktualisieren oder zu ersetzen ist teuer und oft nicht möglich, weil Rechnungslayout, Nummernkreise und jahrelange Daten darin stecken. Sie brauchen also einen Weg, das zu versenden, was das Programm ohnehin druckt.

PrintPilot installiert einen Windows-Drucker namens PrintPilot. Wenn Sie eine Rechnung darauf drucken, erzeugt Windows ein PDF und PrintPilot öffnet das Fenster Gedrucktes Dokument senden. Sie wählen eine gespeicherte Regel oder geben die Empfänger ein, klicken auf Senden, und das PDF geht als Anhang von Ihrem eigenen Mailkonto hinaus.

Es gibt kein Plug-in und keine Schnittstelle einzurichten. Es funktioniert genauso mit SAP Business One, DATEV, Sage, Lexware, einer Excel-Rechnungsvorlage oder einem eigenen ERP: Wenn das Programm unter Windows 10 oder 11 drucken kann, kann PrintPilot den Ausdruck versenden.

Laden Sie PrintPilot herunter (MSI-Installer oder Microsoft Store) und melden Sie sich an. Öffnen Sie das Dashboard, gehen Sie zu E-Mail und klicken Sie auf Absender hinzufügen. Sie können ein Google-Konto, ein Microsoft-365- oder Outlook-Konto oder ein beliebiges SMTP-Postfach verbinden.

Rechnungen werden von Ihrer eigenen Adresse gesendet, landen also in Ihrem Ordner Gesendet, und Kunden antworten wie gewohnt Ihnen. Sie können mehrere Absender verbinden und einen als Standard festlegen.

Regeln speichern Empfänger und Texte, die Sie immer wieder brauchen. Klicken Sie unter Regeln auf Regel hinzufügen, vergeben Sie einen Namen wie Rechnungen an die Buchhaltung und aktivieren Sie E-Mail senden. Tragen Sie die Empfänger durch Kommas getrennt ein, wählen Sie den Absender und schreiben Sie Betreff und Text. Der Platzhalter {fileName} setzt den Dokumentnamen in den Betreff. Aktivieren Sie PDF archivieren, wenn Sie zusätzlich eine Kopie im lokalen Archiv möchten.

Bleiben die Empfänger leer, verwendet PrintPilot den Standardempfänger aus den E-Mail-Einstellungen. Der kostenlose Plan enthält eine Regel, bezahlte Pläne unbegrenzt viele.

Öffnen Sie die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware, klicken Sie auf Drucken und wählen Sie den Drucker PrintPilot. Das Fenster Gedrucktes Dokument senden öffnet sich. Wählen Sie Gespeicherte Regel verwenden, um mit der Regel aus Schritt 2 zu senden, oder Manuelle Empfänger, um An, Cc und Bcc selbst einzugeben. Adressen aus dem Adressbuch wählen Sie aus einer Liste.

Geht jede Rechnung an einen anderen Kunden, nimmt Ihnen der KI-Assistent in den bezahlten Plänen das Tippen ab: Er liest das PDF, trägt den in der Rechnung genannten Empfänger ein und schreibt Betreff und eine kurze Nachricht.

Jeder Druck wird im Dashboard zu einem Auftrag. Die Liste Aufträge zeigt Dokument, Regel, Empfänger und Status, etwa Zugestellt, Archiviert, Erneuter Versuch oder Fehlgeschlagen. Sind Netzwerk oder Mailserver kurz nicht erreichbar, versucht PrintPilot den Versand selbstständig erneut, statt die E-Mail zu verlieren.

Die PDFs bleiben auf Ihrem PC im PrintPilot-Archivordner (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), sodass Sie von jeder versendeten Rechnung eine Kopie haben.

Jedes neue Konto startet mit einer 14-tägigen Testphase mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte. Danach versendet der kostenlose Freemium-Plan weiterhin bis zu 15 E-Mails pro Monat. Bezahlte Pläne werden pro Gerät und Monat abgerechnet: Personal 4,90 € (1 Gerät), Team 14,90 € (5 Geräte), SMB 34,90 € (20 Geräte), Business 54,90 € (50 Geräte) und Enterprise 74,90 € (100 Geräte), jeweils zzgl. MwSt., sofern anwendbar. Bezahlte Pläne haben kein monatliches E-Mail-Limit und enthalten 100 KI-Seiten pro Abrechnungszeitraum.