Jak automatycznie drukować do PDF i wysyłać e-mailem w systemie Windows
Przestań ręcznie zapisywać pliki PDF. Dowiedz się, jak za pomocą PrintPilot automatycznie zamienić każde zadanie drukowania uruchomione przez Ctrl+P w Chrome, Excelu, Twoim ERP lub QuickBooks w załącznik PDF wysłany e-mailem.
Każdego dnia roboczego pracownicy biurowi, księgowi i zespoły logistyczne powtarzają tę samą żmudną procedurę: naciskają Ctrl+P, wybierają Microsoft Print to PDF, zapisują plik w jakimś folderze, otwierają pocztę, wpisują odbiorcę i temat, przeciągają PDF do wiadomości, wysyłają ją, a potem usuwają zalegające na pulpicie pliki PDF. Powtarzane 15–30 razy dziennie zabiera to godziny w każdym tygodniu. Dzięki wirtualnej drukarce PrintPilot dla Windows 10 i 11 cała sekwencja sprowadza się do jednej czynności: Ctrl+P, a potem Drukuj. PrintPilot zamienia wydruk na PDF na Twoim komputerze i wysyła go e-mailem przez Twój serwer SMTP, konto Gmail lub konto Microsoft.
Automatyczny druk do PDF i wysyłka e-mail z PrintPilot
Przestań marnować czas na ręczne drukowanie dokumentów. Rozpocznij bezpłatną wersję próbną.
1Jak to działa: wirtualna drukarka
PrintPilot instaluje się jak zwykła drukarka Windows. Zamiast drukować na papierze, przechwytuje wydruk, tworzy lokalnie plik PDF i przekazuje go jako załącznik do Twojego serwera pocztowego.
Ponieważ jest to zwykła drukarka, działa z każdą aplikacją, która potrafi drukować: przeglądarkami (Chrome, Edge, Firefox), programami księgowymi (QuickBooks, Sage), systemami ERP (SAP, Microsoft Dynamics), aplikacjami Office, takimi jak Excel i Word, oraz starszymi programami desktopowymi i kasowymi.
[Dowolna aplikacja Windows: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Wirtualna drukarka PrintPilot]
│ PDF tworzony na Twoim PC
▼
[Konto SMTP, Gmail lub Microsoft]
│
▼
[Skrzynka odbiorcy, PDF w załączniku]2Krok 1: Wybierz 'PrintPilot' jako drukarkę
Po zainstalowaniu PrintPilot i podłączeniu konta pocztowego (firmowy SMTP, np. Microsoft 365 lub własny serwer, Gmail / Google Workspace przez oficjalne Google OAuth albo konto Microsoft 365 / Outlook przez logowanie Microsoft, bez przechowywania haseł aplikacji) otwórz okno drukowania (Ctrl+P) w Chrome, Excelu, swoim ERP lub innej aplikacji Windows. Wybierz 'PrintPilot' z listy drukarek i kliknij 'Drukuj'.
Wybór wirtualnej drukarki PrintPilot w oknie drukowania
3Krok 2: Wybierz regułę lub wpisz odbiorcę
Podczas drukowania pojawia się okno PrintPilot. Wybierz jedną z wcześniej zdefiniowanych reguł wysyłki lub wpisz adres odbiorcy i kliknij Wyślij.
Przy dużej liczbie dokumentów możesz zdefiniować reguły, które automatycznie kierują dokumenty, np. faktury do księgowości, a etykiety wysyłkowe do magazynu, na podstawie tytułu dokumentu, aplikacji źródłowej lub treści.
Okno PrintPilot do wyboru reguły i odbiorcy
4Krok 3: Automatyczne tworzenie PDF i wysyłka w tle
PrintPilot w tle zamienia zadanie drukowania na wysokiej jakości PDF i dodaje go do kolejki wysyłki przez SMTP, Gmail lub konto Microsoft. Bez okna Zapisz jako, bez szukania PDF i przeciągania go do e-maila, a komputer pozostaje responsywny podczas wysyłki.
Dokument w kolejce i potwierdzenie wysyłki w PrintPilot
5Krok 4: Śledź status wysyłki w panelu PrintPilot
Śledź każde zadanie drukowania, jego status wysyłki (Dostarczono, Oczekuje, Anulowano) i aktywne reguły bezpośrednio w panelu desktopowym PrintPilot.
Lokalny panel PrintPilot ze statusem zadań i regułami
6Krok 5: Odbiorca otrzymuje załącznik PDF
Odbiorca w kilka sekund otrzymuje e-mail z wydrukowanym dokumentem w załączniku PDF. Bez ręcznego przesyłania plików i bez dodatkowych kliknięć.
Skrzynka odbiorcza z automatycznie wysłanym załącznikiem PDF
7Microsoft Print to PDF a PrintPilot
Microsoft Print to PDF również działa z każdą aplikacją Windows, ale kończy się na pliku: nadal trzeba go zapisać, otworzyć pocztę, dołączyć go i wysłać, czyli wykonać 6–7 ręcznych kroków na dokument.
PrintPilot bierze to samo zadanie drukowania i kończy pracę: jedno lub dwa kliknięcia w oknie PrintPilot albo żadne, gdy pasuje reguła wysyłki. Wysyła przez Twoje własne konto pocztowe, a PDF powstaje na Twoim komputerze, a nie na zewnętrznej stronie do konwersji.
8Typowe zastosowania w firmie
Fakturowanie z systemu księgowego: niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z QuickBooks, SAP czy starszego programu desktopowego, wydruk faktury i wysłanie jej klientowi staje się jedną czynnością drukowania.
Zamówienia i dokumenty magazynowe: wysyłaj dowody dostawy, listy kompletacyjne i zamówienia zakupu bezpośrednio do spedytorów lub partnerów logistycznych bez zapisywania PDF na pulpicie.
Dokumenty poufne: w przeciwieństwie do konwerterów PDF online, które przesyłają pliki na cudzy serwer, PrintPilot tworzy PDF na Twoim komputerze i wysyła go bezpośrednio do wybranego serwera pocztowego.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Które aplikacje Windows są obsługiwane?
Każda aplikacja, która potrafi drukować w Windows 10 lub 11, działa z PrintPilot, w tym Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP oraz oprogramowanie ERP i kasowe.
Czy PrintPilot wymaga Microsoft Outlook?
Nie. PrintPilot sam wysyła e-maile, przez Twój serwer SMTP, Gmail lub konto Microsoft. Program Outlook ani inny klient poczty nie jest potrzebny.
Czy mogę użyć własnego serwera SMTP, Gmail lub konta Microsoft?
Tak. Możesz podłączyć firmowy serwer SMTP lub bezpiecznie się zalogować: przez oficjalne Google OAuth dla Gmail i Google Workspace albo przez logowanie Microsoft dla Microsoft 365 i Outlook. Tokeny Gmail są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na Twoim komputerze.
Które wersje Windows są obsługiwane?
PrintPilot działa w Windows 10 i Windows 11, w wersjach 32- i 64-bitowych.
Czy mogę cicho zainstalować PrintPilot na wielu komputerach?
Tak. Pakiet MSI obsługuje cichą instalację przez msiexec, a wdrożenie możesz przeprowadzić przez zasady grupy Active Directory (GPO) lub narzędzie RMM z użyciem pliku setup.ini. Szczegóły znajdziesz w naszym przewodniku po wdrożeniu przez GPO.
Czy PrintPilot przesyła moje dokumenty do chmury?
Nie. PDF jest tworzony na Twoim komputerze i wysyłany bezpośrednio do skonfigurowanego serwera pocztowego. Nasze serwery przechowują tylko e-mail konta, plan, klucz licencyjny i identyfikator urządzenia, nigdy drukowane dokumenty.
Zacznij automatyzować swoje procesy już dziś
Przestań tracić godziny na okna Zapisz jako, szukanie folderów i przeciąganie załączników. Pobierz PrintPilot i wypróbuj drukowanie z wysyłką e-mail jednym kliknięciem w Windows w ramach bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego, bez karty kredytowej.
Pobierz bezpłatną wersję próbną PrintPilot