Cómo imprimir automáticamente en PDF y enviar por correo desde cualquier aplicación de Windows
Deja de guardar PDF manualmente. Aprende a convertir automáticamente cualquier trabajo de impresión con Ctrl+P desde Chrome, Excel, tu ERP o QuickBooks en un PDF adjunto enviado por correo con PrintPilot.
Cada día laborable, oficinistas, contables y equipos de logística repiten la misma rutina tediosa: pulsar Ctrl+P, elegir Microsoft Print to PDF, guardar el archivo en algún sitio, abrir el correo, escribir el destinatario y el asunto, arrastrar el PDF al mensaje, enviarlo y después borrar los PDF que se acumulan en el escritorio. Repetido 15 a 30 veces al día, esto consume horas cada semana. Con la impresora virtual PrintPilot para Windows 10 y 11, toda la secuencia se reduce a una sola acción: Ctrl+P y luego Imprimir. PrintPilot convierte la impresión en PDF en su propio ordenador y la envía por correo a través de su servidor SMTP, su cuenta de Gmail o su cuenta de Microsoft.
Imprime automáticamente en PDF y envía por correo con PrintPilot
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1Cómo funciona: el enfoque de la impresora virtual
PrintPilot se instala como una impresora de Windows normal. En lugar de imprimir en papel, captura la salida, crea un PDF localmente y lo entrega como adjunto a su servidor de correo.
Al ser una impresora normal, funciona con cualquier aplicación que pueda imprimir: navegadores (Chrome, Edge, Firefox), software de contabilidad (QuickBooks, Sage), sistemas ERP (SAP, Microsoft Dynamics), aplicaciones de Office como Excel y Word, y programas antiguos de escritorio o TPV.
[Cualquier app de Windows: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Impresora virtual PrintPilot]
│ PDF creado en su PC
▼
[Cuenta SMTP, Gmail o Microsoft]
│
▼
[Bandeja del destinatario, PDF adjunto]2Paso 1: Seleccione 'PrintPilot' como impresora
Tras instalar PrintPilot y conectar su cuenta de correo (SMTP corporativo como Microsoft 365 o su propio servidor, Gmail / Google Workspace mediante el Google OAuth oficial, o una cuenta de Microsoft 365 / Outlook mediante el inicio de sesión de Microsoft, sin guardar contraseñas de aplicación), abra el diálogo de impresión (Ctrl+P) en Chrome, Excel, su ERP o cualquier otra aplicación de Windows. Elija 'PrintPilot' en la lista de impresoras y haga clic en 'Imprimir'.
Selección de la impresora virtual PrintPilot en el diálogo de impresión
3Paso 2: Elija una regla o introduzca el destinatario
Al imprimir aparece la ventana de PrintPilot. Seleccione una de sus reglas de envío predefinidas o escriba la dirección del destinatario y haga clic en Enviar.
Para grandes volúmenes puede definir reglas que envían los documentos automáticamente, por ejemplo las facturas a contabilidad y las etiquetas de envío al almacén, según el título del documento, la aplicación de origen o el contenido.
Ventana de PrintPilot para elegir regla y destinatario
4Paso 3: Creación del PDF y envío automáticos en segundo plano
PrintPilot convierte el trabajo de impresión en un PDF de alta calidad en segundo plano y lo pone en cola para enviarlo por SMTP, Gmail o su cuenta de Microsoft. Sin diálogo Guardar como, sin PDF que buscar y arrastrar a un correo, y su equipo sigue respondiendo mientras se envía.
Documento en cola y confirmación de envío en PrintPilot
5Paso 4: Supervise el estado de envío en el panel de PrintPilot
Siga cada trabajo de impresión, su estado de envío (Entregado, Pendiente, Cancelado) y sus reglas de envío activas directamente en el panel de escritorio de PrintPilot.
Panel local de PrintPilot con estado de trabajos y reglas
6Paso 5: El destinatario recibe el PDF adjunto
El destinatario recibe en segundos el correo con su documento impreso adjunto en PDF. Sin subir archivos a mano, sin clics adicionales.
Bandeja de entrada con el PDF adjunto enviado automáticamente
7Microsoft Print to PDF frente a PrintPilot
Microsoft Print to PDF también funciona con cualquier aplicación de Windows, pero termina en el archivo: aún hay que guardarlo, abrir el correo, adjuntarlo y enviarlo, es decir, 6 o 7 pasos manuales por documento.
PrintPilot toma el mismo trabajo de impresión y lo completa: uno o dos clics en la ventana de PrintPilot, o ninguno cuando coincide una regla de envío. Envía a través de su propia cuenta de correo, y el PDF se crea en su PC en lugar de en una web de conversión de terceros.
8Casos de uso habituales en la empresa
Facturación desde la contabilidad: tanto si su equipo usa QuickBooks, SAP o un programa de escritorio antiguo, imprimir una factura y enviarla al cliente se convierte en una sola acción de impresión.
Pedidos y documentos de almacén: envíe albaranes, listas de picking y órdenes de compra directamente a los responsables de expedición o a socios logísticos sin guardar PDF en el escritorio.
Documentos confidenciales: a diferencia de los conversores de PDF en línea que suben sus archivos al servidor de otro, PrintPilot crea el PDF en su propio ordenador y lo envía directamente al servidor de correo que usted elija.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué aplicaciones de Windows son compatibles?
Cualquier aplicación que pueda imprimir en Windows 10 u 11 funciona con PrintPilot, incluidos Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP y software ERP o TPV.
¿PrintPilot necesita Microsoft Outlook?
No. PrintPilot envía los correos por sí mismo, a través de su servidor SMTP, Gmail o su cuenta de Microsoft. No necesita el programa Outlook ni ningún otro cliente de correo.
¿Puedo usar mi propio servidor SMTP, Gmail o mi cuenta de Microsoft?
Sí. Puede conectar el servidor SMTP de su empresa o iniciar sesión de forma segura: con el Google OAuth oficial para Gmail y Google Workspace, o con el inicio de sesión de Microsoft para Microsoft 365 y Outlook. Los tokens de Gmail se guardan cifrados en su ordenador.
¿Qué versiones de Windows son compatibles?
PrintPilot funciona en Windows 10 y Windows 11, tanto de 32 como de 64 bits.
¿Puedo instalar PrintPilot de forma silenciosa en muchos equipos?
Sí. El paquete MSI admite la instalación silenciosa con msiexec y puede desplegarlo mediante directivas de grupo de Active Directory (GPO) o su herramienta RMM con un archivo setup.ini. Consulte nuestra guía de despliegue por GPO para más detalles.
¿PrintPilot sube mis documentos a la nube?
No. El PDF se crea en su ordenador y se envía directamente al servidor de correo que haya configurado. Nuestros servidores solo guardan el correo de su cuenta, su plan, su clave de licencia y el ID de su dispositivo, nunca los documentos que imprime.
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