Cómo enviar facturas por correo desde un software contable antiguo (sin módulo de correo)

Gran parte del software de gestión se creó cuando las facturas se enviaban en papel. Los programas de contabilidad de escritorio, las herramientas de facturación sectoriales y los ERP a medida saben imprimir, algunos guardan un archivo, pero no tienen un módulo de correo integrado, o ese módulo solo funciona con un programa de correo concreto.

Actualizar o sustituir ese software para enviar facturas por correo es caro y a menudo imposible, porque el diseño de la factura, la numeración y años de datos están ahí. Lo que necesita es una forma de enviar lo que el programa ya imprime.

PrintPilot instala una impresora de Windows llamada PrintPilot. Al imprimir una factura en ella, Windows crea un PDF y PrintPilot abre la ventana Enviar documento impreso. Usted elige una regla guardada o escribe los destinatarios, pulsa Enviar y el PDF sale como adjunto desde su propia cuenta de correo.

No hay que configurar ningún complemento ni integración. Funciona igual con SAP Business One, Sage, A3, Holded en el navegador, una plantilla de factura de Excel o un ERP propio: si el programa puede imprimir en Windows 10 u 11, PrintPilot puede enviar lo que imprime.

Descargue PrintPilot (instalador MSI o Microsoft Store) e inicie sesión. Abra el panel, vaya a Correo y pulse Añadir remitente. Puede conectar una cuenta de Google, una cuenta de Microsoft 365 u Outlook, o cualquier buzón SMTP.

Las facturas salen desde su propia dirección, así que aparecen en su carpeta de enviados y los clientes le responden como siempre. Puede conectar varios remitentes y marcar uno como predeterminado.

Las reglas guardan los destinatarios y textos que usa una y otra vez. En Reglas, pulse Añadir regla, póngale un nombre como Facturas a contabilidad y marque Enviar correo. Escriba los destinatarios separados por comas, elija el remitente y redacte el asunto y el mensaje. El marcador {fileName} añade el nombre del documento al asunto. Marque Archivar PDF si también quiere una copia en el archivo local.

Si deja vacíos los destinatarios, PrintPilot usa el destinatario predeterminado de la configuración de Correo. El plan gratuito incluye una regla; los planes de pago, reglas ilimitadas.

En su programa de contabilidad, abra la factura, pulse Imprimir y seleccione la impresora PrintPilot. Se abre la ventana Enviar documento impreso. Elija Usar una regla guardada para enviarla con la regla del paso 2, o Destinatarios manuales para escribir usted mismo Para, Cc y Cco. Las direcciones guardadas en la Libreta de direcciones se eligen de una lista.

Si cada factura va a un cliente distinto, el asistente de IA de los planes de pago le ahorra escribir: lee el PDF, rellena el destinatario que indica la factura y redacta el asunto y un mensaje breve.

Cada impresión se convierte en un trabajo en el panel. La lista Trabajos muestra el documento, la regla, el destinatario y el estado, como Entregado, Archivado, Reintento o Fallido. Si la red o el servidor de correo no están disponibles durante un momento, PrintPilot vuelve a intentar el envío por sí solo en lugar de perder el correo.

Los PDF se quedan en su PC, en la carpeta de archivo de PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), así que conserva una copia de cada factura enviada.

Cada cuenta nueva empieza con una prueba de 14 días con todas las funciones y sin tarjeta de crédito. Después, el plan gratuito Freemium sigue enviando hasta 15 correos al mes. Los planes de pago se facturan por dispositivo y mes: Personal 4,90 € (1 dispositivo), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) y Enterprise 74,90 € (100), IVA no incluido cuando corresponda. Los planes de pago no tienen límite mensual de correos e incluyen 100 páginas de IA por periodo de facturación.