Как да изпращате фактури по имейл от стара счетоводна програма (без имейл модул)

Голяма част от бизнес софтуера е създаден, когато фактурите са се изпращали на хартия. Настолните счетоводни програми, браншовите инструменти за фактуриране и поръчковите ERP системи могат да печатат, някои могат да запазят файл, но нямат вграден имейл модул или модулът работи само с една пощенска програма.

Да обновите или смените този софтуер само за изпращане на фактури по имейл е скъпо и често невъзможно, защото в него са оформлението на фактурите, номерацията и данни за години. Нужен ви е начин да изпращате това, което програмата вече печата.

PrintPilot инсталира принтер в Windows с име PrintPilot. Когато отпечатате фактура на него, Windows създава PDF, а PrintPilot отваря прозореца Изпрати отпечатания документ. Избирате запазено правило или въвеждате получателите, натискате Изпрати и PDF файлът тръгва като прикачен файл от вашия пощенски акаунт.

Няма приставка или интеграция за настройване. Работи по същия начин с SAP Business One, Microinvest, Ажур, Excel шаблон за фактура или собствена ERP система: ако програмата може да печата в Windows 10 или 11, PrintPilot може да изпрати отпечатаното.

Изтеглете PrintPilot (MSI инсталатор или Microsoft Store) и влезте в акаунта си. Отворете таблото, отидете в Имейл и натиснете Добавяне на подател. Можете да свържете акаунт в Google, акаунт в Microsoft 365 или Outlook, или всяка SMTP пощенска кутия.

Фактурите тръгват от вашия адрес, така че се появяват в папка Изпратени и клиентите ви отговарят както обикновено. Можете да свържете няколко подателя и да изберете един по подразбиране.

Правилата запомнят получателите и текстовете, които използвате често. В Правила натиснете Добави правило, дайте име, например Фактури към счетоводството, и отметнете Изпрати имейл. Въведете получателите, разделени със запетаи, изберете подателя и напишете тема и текст. Заместителят {fileName} добавя името на документа в темата. Отметнете Архивирай PDF, ако искате и копие в локалния архив.

Ако оставите получателите празни, PrintPilot използва получателя по подразбиране от настройките за имейл. Безплатният план включва едно правило; платените планове нямат ограничение.

В счетоводната програма отворете фактурата, натиснете Печат и изберете принтера PrintPilot. Отваря се прозорецът Изпрати отпечатания документ. Изберете Използвай запазено правило, за да изпратите с правилото от стъпка 2, или Ръчни получатели, за да въведете сами До, Cc и Bcc. Адресите, запазени в Адресната книга, избирате от списък.

Когато всяка фактура отива при различен клиент, AI асистентът в платените планове ви спестява писането: чете PDF файла, попълва получателя, посочен във фактурата, и пише темата и кратко съобщение.

Всяко отпечатване става задача в таблото. Списъкът Задачи показва документа, правилото, получателя и състоянието, например Доставено, Архивирано, Нов опит или Неуспешно. Ако мрежата или пощенският сървър са недостъпни за кратко, PrintPilot опитва отново сам, вместо да изгуби имейла.

PDF файловете остават на компютъра ви в архивната папка на PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), така че имате копие на всяка изпратена фактура.

Всеки нов акаунт започва с 14-дневен пробен период с всички функции и без кредитна карта. След това безплатният план Freemium продължава да изпраща до 15 имейла на месец. Платените планове се таксуват на устройство на месец: Personal 4,90 € (1 устройство), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) и Enterprise 74,90 € (100), без ДДС, където е приложимо. Платените планове нямат месечен лимит на имейлите и включват 100 AI страници за период на таксуване.