Как автоматично да отпечатвате в PDF и да изпращате имейл от всяко приложение за Windows
Спрете да записвате PDF файлове ръчно. Научете как с PrintPilot автоматично да превръщате всяко задание за печат с Ctrl+P от Chrome, Excel, вашата ERP система или QuickBooks в PDF файл, изпратен като прикачен файл по имейл.
Всеки работен ден офис служители, счетоводители и логистични екипи повтарят една и съща досадна рутина: натискат Ctrl+P, избират Microsoft Print to PDF, записват файла някъде, отварят пощата, въвеждат получателя и темата, плъзгат PDF файла в съобщението, изпращат го и после изтриват натрупаните PDF файлове на работния плот. Повторено 15–30 пъти на ден, това отнема часове всяка седмица. С виртуалния принтер PrintPilot за Windows 10 и 11 цялата последователност се свежда до едно действие: Ctrl+P и после Печат. PrintPilot превръща разпечатката в PDF на вашия собствен компютър и я изпраща по имейл през вашия SMTP сървър, Gmail акаунт или Microsoft акаунт.
Автоматично печатане в PDF и изпращане по имейл с PrintPilot
Спестете време от ръчното отпечатване на документи. Започнете безплатния си пробен период.
1Как работи: подходът с виртуален принтер
PrintPilot се инсталира като обикновен принтер в Windows. Вместо да печата на хартия, той прихваща изхода, създава локално PDF файл и го предава като прикачен файл на вашия пощенски сървър.
Тъй като е обикновен принтер, работи с всяко приложение, което може да печата: уеб браузъри (Chrome, Edge, Firefox), счетоводен софтуер (QuickBooks, Sage), ERP системи (SAP, Microsoft Dynamics), Office приложения като Excel и Word, както и по-стари настолни или POS програми.
[Всяко Windows приложение: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Виртуален принтер PrintPilot]
│ PDF се създава на вашия компютър
▼
[SMTP, Gmail или Microsoft акаунт]
│
▼
[Пощата на получателя, PDF прикачен]2Стъпка 1: Изберете 'PrintPilot' като принтер
След като инсталирате PrintPilot и свържете пощенския си акаунт (корпоративен SMTP като Microsoft 365 или собствен сървър, Gmail / Google Workspace чрез официалния Google OAuth или акаунт в Microsoft 365 / Outlook чрез вход с Microsoft, без да се пазят пароли за приложения), отворете прозореца за печат (Ctrl+P) в Chrome, Excel, вашата ERP система или друго Windows приложение. Изберете 'PrintPilot' от списъка с принтери и натиснете 'Печат'.
Избор на виртуалния принтер PrintPilot в прозореца за печат
3Стъпка 2: Изберете правило или въведете получател
При печат се появява прозорецът на PrintPilot. Изберете едно от предварително зададените правила за маршрутизиране или въведете адреса на получателя и натиснете Изпрати.
При голям обем можете да зададете правила, които автоматично насочват документите, например фактурите към счетоводството и етикетите за доставка към склада, според заглавието на документа, приложението източник или съдържанието.
Прозорец на PrintPilot за избор на правило и получател
4Стъпка 3: Автоматично създаване на PDF и изпращане във фонов режим
PrintPilot превръща заданието за печат във висококачествен PDF във фонов режим и го поставя в опашката за изпращане през SMTP, Gmail или Microsoft акаунт. Без прозорец Запиши като, без PDF, който да търсите и плъзгате в имейл, а компютърът ви остава отзивчив по време на изпращането.
Документ в опашката и потвърждение за изпращане в PrintPilot
5Стъпка 4: Следете статуса на изпращане в панела на PrintPilot
Следете всяко задание за печат, статуса на изпращането му (Доставено, Чакащо, Отказано) и активните си правила директно в настолния панел на PrintPilot.
Локален панел на PrintPilot със статус на заданията и правила
6Стъпка 5: Получателят получава PDF файла като прикачен
Получателят получава за секунди имейл с отпечатания документ, прикачен като PDF. Без ръчно качване на файлове и без допълнителни кликове.
Входяща поща с автоматично изпратен PDF файл
7Microsoft Print to PDF срещу PrintPilot
Microsoft Print to PDF също работи с всяко Windows приложение, но спира до файла: все пак трябва да го запишете, да отворите пощата, да го прикачите и да го изпратите, т.е. 6–7 ръчни стъпки за всеки документ.
PrintPilot взема същото задание за печат и довършва работата: едно или две кликвания в прозореца на PrintPilot или нито едно, когато съвпадне правило за маршрутизиране. Изпраща през вашия собствен пощенски акаунт, а PDF файлът се създава на вашия компютър, а не в чужд сайт за конвертиране.
8Чести бизнес сценарии
Фактуриране от счетоводната система: независимо дали екипът ви използва QuickBooks, SAP или по-стара настолна програма, отпечатването на фактура и изпращането ѝ на клиента става с едно действие за печат.
Поръчки и складови документи: изпращайте стокови разписки, листове за подбор и поръчки за покупка директно на диспечери или логистични партньори, без да записвате PDF файлове на работния плот.
Поверителни документи: за разлика от онлайн PDF конвертори, които качват файловете ви на чужд сървър, PrintPilot създава PDF файла на вашия компютър и го изпраща директно до избрания от вас пощенски сървър.
Често задавани въпроси (FAQ)
Кои Windows приложения се поддържат?
Всяко приложение, което може да печата в Windows 10 или 11, работи с PrintPilot, включително Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP и ERP или POS софтуер.
Нужен ли е Microsoft Outlook за PrintPilot?
Не. PrintPilot сам изпраща имейлите, през вашия SMTP сървър, Gmail или Microsoft акаунт. Не е нужна програмата Outlook или друг пощенски клиент.
Мога ли да използвам собствен SMTP сървър, Gmail или Microsoft акаунт?
Да. Можете да свържете корпоративния си SMTP сървър или да влезете сигурно: с официалния Google OAuth за Gmail и Google Workspace или с вход с Microsoft за Microsoft 365 и Outlook. Gmail токените се съхраняват криптирани на вашия компютър.
Кои версии на Windows се поддържат?
PrintPilot работи на Windows 10 и Windows 11, както 32-битови, така и 64-битови.
Мога ли да инсталирам PrintPilot тихо на много компютри?
Да. MSI пакетът поддържа тиха инсталация с msiexec и можете да го разпространите чрез групови правила на Active Directory (GPO) или вашия RMM инструмент с файл setup.ini. Подробности има в нашето ръководство за внедряване чрез GPO.
Качва ли PrintPilot документите ми в облака?
Не. PDF файлът се създава на вашия компютър и се изпраща директно до конфигурирания пощенски сървър. Нашите сървъри пазят само имейла на акаунта, плана, лицензния ключ и идентификатора на устройството, никога отпечатаните документи.
Започнете да автоматизирате работните си процеси днес
Спрете да губите часове в прозорци Запиши като, търсене в папки и плъзгане на прикачени файлове. Изтеглете PrintPilot и изпробвайте печат с изпращане по имейл с едно кликване в Windows с безплатния 14-дневен пробен период, без кредитна карта.
Изтегли безплатен пробен период на PrintPilot