AI чернови на имейли от отпечатани PDF: PrintPilot попълва получател, тема и съобщение
Отпечатайте документ и AI на PrintPilot ще го прочете, ще избере посочения в него получател и ще напише темата и съобщението. Вие проверявате и изпращате.
Отпечатването на документ в PDF и изпращането му по имейл се автоматизира лесно, когато получателят е винаги един и същ. Става бавно, когато всеки документ отива при различен човек: трябва да прочетете PDF файла, да намерите правилния адрес, да напишете тема и кратко съобщение. AI асистентът на PrintPilot прави тази част вместо вас. Той чете току-що отпечатания документ и попълва получателя, темата и съобщението. Вие проверявате черновата и натискате Изпрати.
Автоматично печатане в PDF и изпращане по имейл с PrintPilot
Спестете време от ръчното отпечатване на документи. Започнете безплатния си пробен период.
1Какво прави AI асистентът на PrintPilot
Когато печатате от което и да е приложение за Windows (ERP, счетоводен софтуер, Excel, Word или браузър), PrintPilot превръща заданието в PDF и отваря прозореца за изпращане на отпечатания документ. С включен AI едно щракване прочита PDF файла и предлага три неща: адреса До, който документът посочва като получател, тема и готово за изпращане съобщение, което обобщава документа. Работи с фактури, стокови разписки, сервизни отчети, оферти и всеки документ, в който пише за кого е.
2Стъпка 1: включете AI в таблото на PrintPilot
Отворете таблото на PrintPilot на компютъра си и отидете в настройките за AI. Прочетете известието и отметнете полето, с което се съгласявате документът ви да бъде споделен за AI анализ. Броячът до доставчика показва колко AI страници сте използвали и колко имате.
Табло на PrintPilot: настройки за AI с известие за споделяне на данни и поле за съгласие
3Стъпка 2: отпечатайте документа на PrintPilot
Отворете документа в което и да е приложение, натиснете Ctrl+P и изберете PrintPilot за принтер. В този пример отпечатваме тристраничен отчет за поддръжка със сервизна фактура. Документът посочва оперативния мениджър на клиента като единствен получател.
Отпечатване на тестов отчет за поддръжка на виртуалния принтер PrintPilot
4Стъпка 3: оставете AI да попълни получателя, темата и съобщението
В прозореца за изпращане изберете ръчни получатели и натиснете бутона за AI долу вляво. PrintPilot чете PDF файла и попълва До, Тема и Съобщение. В нашия тест AI избра единствения адрес, който документът посочва като получател, използва предложената тема и написа съобщение с номера на фактурата, сумата и двете отворени задачи. Бутонът показва и оставащите ви AI страници.
Прозорец за изпращане с получател, тема и съобщение, попълнени от AI
5Стъпка 4: проверете черновата и изпратете
Прочетете предложението, променете каквото искате и натиснете Изпрати. Имейлът тръгва от вашия собствен Gmail, Microsoft или SMTP акаунт с прикачения PDF, точно както сте го одобрили. Ако черновата не е подходяща, натиснете Откажи и нищо не се изпраща.
Полученият имейл с прикачен PDF и съобщение, написано от AI
6Как AI избира получателя и кога не го избира
AI избира само адрес, който е в документа и е ясно посочен като получател. Никога не измисля адрес. В нашия тест документът съдържаше и адреси на доставчика, поддръжката и бивши контакти, а AI правилно ги пропусна. Ако получателят не е ясен, полето До остава празно и вие го избирате. Полетата Cc и Bcc никога не се променят.
7Поверителност: какво се изпраща и какво се пази
PrintPilot извлича текста на вашия компютър и прави локално разпознаване на текст (OCR) само за страници, чийто текст не може да се прочете. За да се напише черновата, текстът се изпраща през alacam.it до външен AI доставчик, затова използвайте AI само за документи, които имате право да споделяте. Alacam IT пази запис за използването (брой страници, статус и модел), а не текста на документа или предложения имейл.
8Цени: AI страници
AI е включен в платените планове на PrintPilot със 100 AI страници за период на таксуване, споделени между всички лицензирани компютри в акаунта. Една PDF страница използва една AI страница, а един документ може да има до 50 страници. Ако ви трябват повече, допълнителните пакети започват от 5,90 € за 500 страници и са валидни 12 месеца. Безплатният план и пробният период не включват AI.
Често задавани въпроси (FAQ)
PrintPilot изпраща ли автоматично имейли, написани от AI?
Не. AI само подготвя чернова в прозореца за изпращане. Вие я проверявате и сами натискате Изпрати.
Може ли AI да изпрати документа ми на грешен човек?
Той предлага само адрес, който самият документ посочва като получател. Ако това не е ясно, полето До остава празно, а вие винаги проверявате черновата преди изпращане.
С кои програми работи AI?
С всяка програма за Windows 10 или 11, която може да печата: ERP и счетоводен софтуер, Excel, Word, PDF четци и браузъри.
Колко страници мога да анализирам?
Платените планове включват 100 AI страници за период на таксуване. Всяка PDF страница се брои за една страница, до 50 страници на документ. Има допълнителни пакети от 500 до 10 000 страници.
Пази ли Alacam IT документа ми?
Не. Alacam IT пази само данни за използването, като брой страници и статус. Текстът на документа се обработва от външен AI доставчик, за да се напише черновата.
Започнете да автоматизирате работните си процеси днес
Когато всеки документ отива при различен човек, AI черновите пестят най-много време: отпечатвате, проверявате, изпращате. Изтеглете PrintPilot, изберете платен план и изпробвайте AI асистента със следващата си фактура или отчет.
Изтегли безплатен пробен период на PrintPilot