Hur du automatiskt skriver ut till PDF och skickar e-post från alla Windows-appar
Sluta spara PDF-filer manuellt. Lär dig hur du med PrintPilot automatiskt gör om varje utskriftsjobb som startas med Ctrl+P i Chrome, Excel, ditt affärssystem eller QuickBooks till en PDF-bilaga som skickas via e-post.
Varje arbetsdag upprepar kontorsanställda, ekonomer och logistikteam samma tråkiga rutin: trycker Ctrl+P, väljer Microsoft Print to PDF, sparar filen någonstans, öppnar e-postprogrammet, skriver mottagare och ämne, drar in PDF:en i meddelandet, skickar det och rensar senare bort PDF-filerna som samlas på skrivbordet. Upprepat 15–30 gånger om dagen kostar det timmar varje vecka. Med den virtuella skrivaren PrintPilot för Windows 10 och 11 krymper hela kedjan till en enda handling: Ctrl+P och sedan Skriv ut. PrintPilot gör om utskriften till en PDF på din egen dator och mejlar den via din SMTP-server, ditt Gmail-konto eller ditt Microsoft-konto.
Automatisk utskrift till PDF och e-postutsändning med PrintPilot
Slösa inte mer tid på manuell dokumentutskrift. Starta din kostnadsfria provperiod.
1Så fungerar det: den virtuella skrivaren
PrintPilot installeras som en vanlig Windows-skrivare. I stället för att skriva ut på papper fångar den utskriften, skapar en PDF lokalt och lämnar över den som bilaga till din e-postserver.
Eftersom det är en vanlig skrivare fungerar den med alla program som kan skriva ut: webbläsare (Chrome, Edge, Firefox), ekonomiprogram (QuickBooks, Sage), affärssystem (SAP, Microsoft Dynamics), Office-program som Excel och Word samt äldre skrivbords- eller kassaprogram.
[Valfri Windows-app: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Virtuell skrivare PrintPilot]
│ PDF skapas på din dator
▼
[SMTP-, Gmail- eller Microsoft-konto]
│
▼
[Mottagarens inkorg, PDF bifogad]2Steg 1: Välj 'PrintPilot' som skrivare
När du har installerat PrintPilot och kopplat ditt e-postkonto (företags-SMTP som Microsoft 365 eller din egen e-postserver, Gmail / Google Workspace via officiell Google OAuth, eller ett Microsoft 365- / Outlook-konto via inloggning med Microsoft, så att inget applösenord sparas) öppnar du utskriftsdialogen (Ctrl+P) i Chrome, Excel, ditt affärssystem eller ett annat Windows-program. Välj 'PrintPilot' i skrivarlistan och klicka på 'Skriv ut'.
Val av den virtuella skrivaren PrintPilot i utskriftsdialogen
3Steg 2: Välj en regel eller ange mottagare
När du skriver ut öppnas PrintPilot-fönstret. Välj en av dina fördefinierade routningsregler eller skriv mottagarens adress och klicka på Skicka.
För stora volymer kan du skapa regler som skickar dokument automatiskt, till exempel fakturor till ekonomiavdelningen och fraktsedlar till lagret, baserat på dokumentets titel, källprogram eller innehåll.
PrintPilot-fönster för val av regel och mottagare
4Steg 3: Automatiskt PDF-skapande och sändning i bakgrunden
PrintPilot gör om utskriftsjobbet till en PDF av hög kvalitet i bakgrunden och lägger den i kö för sändning via SMTP, Gmail eller ditt Microsoft-konto. Ingen Spara som-dialog, ingen PDF att leta upp och dra in i ett mejl, och datorn fortsätter att svara medan den skickar.
Dokument i kö och sändningsbekräftelse i PrintPilot
5Steg 4: Följ leveransstatus i PrintPilot-panelen
Följ varje utskriftsjobb, dess leveransstatus (Levererad, Väntar, Avbruten) och dina aktiva regler direkt i PrintPilots skrivbordspanel.
PrintPilots lokala panel med jobbstatus och regler
6Steg 5: Mottagaren får PDF-bilagan
Mottagaren får inom några sekunder mejlet med ditt utskrivna dokument bifogat som PDF. Inga manuella uppladdningar, inga extra klick.
Inkorg med automatiskt mejlad PDF-bilaga
7Microsoft Print to PDF jämfört med PrintPilot
Microsoft Print to PDF fungerar också med alla Windows-program, men det stannar vid filen: du måste fortfarande spara den, öppna e-postprogrammet, bifoga den och skicka den, alltså 6–7 manuella steg per dokument.
PrintPilot tar samma utskriftsjobb och gör klart arbetet: ett eller två klick i PrintPilot-fönstret, eller inga alls när en routningsregel matchar. Den skickar via ditt eget e-postkonto, och PDF:en skapas på din dator i stället för på en konverteringssajt hos någon annan.
8Vanliga användningsområden i företag
Fakturering från ekonomisystemet: oavsett om ditt team använder QuickBooks, SAP eller ett äldre skrivbordsprogram blir det en enda utskrift att skriva ut en faktura och mejla den till kunden.
Ordrar och lagerdokument: skicka följesedlar, plocklistor och inköpsordrar direkt till transportledare eller logistikpartner utan att spara PDF-filer på skrivbordet.
Konfidentiella dokument: till skillnad från PDF-konverterare på nätet som laddar upp dina filer till någon annans server skapar PrintPilot PDF:en på din egen dator och skickar den direkt till den e-postserver du valt.
Vanliga frågor (FAQ)
Vilka Windows-program stöds?
Alla program som kan skriva ut i Windows 10 eller 11 fungerar med PrintPilot, bland annat Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP samt affärs- och kassasystem.
Kräver PrintPilot Microsoft Outlook?
Nej. PrintPilot skickar e-post själv, via din SMTP-server, Gmail eller ditt Microsoft-konto. Programmet Outlook eller något annat e-postprogram behövs inte.
Kan jag använda min egen SMTP-server, Gmail eller mitt Microsoft-konto?
Ja. Du kan koppla företagets SMTP-server eller logga in säkert: med officiell Google OAuth för Gmail och Google Workspace, eller med inloggning med Microsoft för Microsoft 365 och Outlook. Gmail-token lagras krypterat på din dator.
Vilka Windows-versioner stöds?
PrintPilot körs på Windows 10 och Windows 11, både 32- och 64-bitars.
Kan jag installera PrintPilot tyst på många datorer?
Ja. MSI-paketet stöder tyst installation med msiexec, och du kan distribuera det via grupprinciper i Active Directory (GPO) eller ditt RMM-verktyg med en setup.ini-fil. Detaljerna finns i vår guide för distribution via GPO.
Laddar PrintPilot upp mina dokument till molnet?
Nej. PDF:en skapas på din dator och skickas direkt till den e-postserver du har konfigurerat. Våra servrar sparar bara kontots e-postadress, din plan, licensnyckel och enhets-ID, aldrig dokumenten du skriver ut.
Börja automatisera dina arbetsflöden idag
Sluta slösa timmar på Spara som-dialoger, mappletande och bilagor som ska dras in. Ladda ner PrintPilot och prova utskrift till e-post med ett klick i Windows med den kostnadsfria 14-dagarsperioden, utan kreditkort.
Ladda ner kostnadsfri provversion av PrintPilot