Så skickar du fakturor via e-post från äldre ekonomiprogram (utan e-postmodul)

Mycket affärsprogramvara byggdes när fakturor skickades på papper. Ekonomiprogram för skrivbordet, branschverktyg för fakturering och skräddarsydda affärssystem kan skriva ut, ibland spara en fil, men har ingen inbyggd e-postmodul, eller så fungerar modulen bara med ett visst e-postprogram.

Att uppgradera eller byta programvaran bara för att kunna mejla fakturor är dyrt och ofta inte möjligt, eftersom fakturalayouten, nummerserierna och många års data finns där. Du behöver ett sätt att skicka det som programmet redan skriver ut.

PrintPilot installerar en Windows-skrivare som heter PrintPilot. När du skriver ut en faktura till den skapar Windows en PDF och PrintPilot öppnar fönstret Skicka utskrivet dokument. Du väljer en sparad regel eller skriver mottagarna, klickar på Skicka och PDF:en går iväg som bilaga från ditt eget e-postkonto.

Det finns inget tillägg eller någon integration att ställa in. Det fungerar likadant med SAP Business One, Visma, Fortnox i webbläsaren, en fakturamall i Excel eller ett eget affärssystem: om programmet kan skriva ut i Windows 10 eller 11 kan PrintPilot skicka det som skrivs ut.

Ladda ner PrintPilot (MSI-installationsprogram eller Microsoft Store) och logga in. Öppna panelen, gå till E-post och klicka på Lägg till avsändare. Du kan ansluta ett Google-konto, ett Microsoft 365- eller Outlook-konto eller vilken SMTP-brevlåda som helst.

Fakturorna skickas från din egen adress, så de hamnar i Skickat och kunderna svarar dig som vanligt. Du kan ansluta flera avsändare och välja en som standard.

Regler sparar mottagare och texter som du använder om och om igen. Klicka på Lägg till regel under Regler, ge den ett namn som Fakturor till ekonomi och kryssa i Skicka e-post. Skriv mottagarna separerade med kommatecken, välj avsändare och skriv ämne och text. Platshållaren {fileName} lägger in dokumentnamnet i ämnet. Kryssa i Arkivera PDF om du också vill ha en kopia i det lokala arkivet.

Om du lämnar mottagarna tomma använder PrintPilot standardmottagaren från e-postinställningarna. Gratisplanen innehåller en regel, betalplanerna obegränsat.

Öppna fakturan i ekonomiprogrammet, klicka på Skriv ut och välj skrivaren PrintPilot. Fönstret Skicka utskrivet dokument öppnas. Välj Använd sparad regel för att skicka med regeln från steg 2, eller Manuella mottagare för att själv fylla i Till, Cc och Bcc. Adresser som du sparat i Adressboken väljer du i en lista.

När varje faktura ska till en ny kund sparar AI-assistenten i betalplanerna dig skrivandet: den läser PDF:en, fyller i mottagaren som anges på fakturan och skriver ämnet och ett kort meddelande.

Varje utskrift blir ett jobb i panelen. Listan Jobb visar dokument, regel, mottagare och status, till exempel Levererad, Arkiverad, Nytt försök eller Misslyckades. Om nätverket eller e-postservern är otillgänglig en stund försöker PrintPilot igen på egen hand i stället för att tappa mejlet.

PDF:erna stannar på din dator i PrintPilots arkivmapp (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), så du har en kopia av varje faktura som skickats.

Varje nytt konto börjar med en 14 dagars provperiod med alla funktioner och utan kreditkort. Därefter fortsätter den kostnadsfria Freemium-planen att skicka upp till 15 mejl per månad. Betalplanerna faktureras per enhet och månad: Personal 4,90 € (1 enhet), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) och Enterprise 74,90 € (100), exklusive moms där det gäller. Betalplanerna har ingen månadsgräns för mejl och innehåller 100 AI-sidor per faktureringsperiod.