Cum trimiți facturi pe e-mail dintr-un program contabil vechi (fără modul de e-mail)

Mult software de gestiune a fost creat când facturile plecau pe hârtie. Programele de contabilitate desktop, instrumentele de facturare de nișă și ERP-urile la comandă pot tipări, unele pot salva un fișier, dar nu au un modul de e-mail integrat, sau modulul funcționează doar cu un anumit program de e-mail.

Actualizarea sau înlocuirea acestui software doar pentru trimiterea facturilor pe e-mail costă mult și de multe ori nu e posibilă, pentru că aspectul facturii, numerotarea și ani de date se află în el. Aveți nevoie de o metodă de a trimite ce tipărește deja programul.

PrintPilot instalează o imprimantă Windows numită PrintPilot. Când tipăriți o factură pe ea, Windows creează un PDF, iar PrintPilot deschide fereastra Trimite documentul imprimat. Alegeți o regulă salvată sau scrieți destinatarii, apăsați Trimite, iar PDF-ul pleacă atașat din propriul cont de e-mail.

Nu există niciun plug-in sau integrare de configurat. Funcționează la fel cu SAP Business One, Saga, WinMentor, un șablon de factură în Excel sau un ERP intern: dacă programul poate tipări pe Windows 10 sau 11, PrintPilot poate trimite ce tipărește.

Descărcați PrintPilot (program de instalare MSI sau Microsoft Store) și autentificați-vă. Deschideți panoul, mergeți la E-mail și apăsați Adăugați un expeditor. Puteți conecta un cont Google, un cont Microsoft 365 sau Outlook ori orice căsuță SMTP.

Facturile pleacă de pe adresa dumneavoastră, deci apar în folderul Trimise, iar clienții vă răspund ca de obicei. Puteți conecta mai mulți expeditori și alege unul implicit.

Regulile rețin destinatarii și textele pe care le folosiți des. În Reguli, apăsați Adaugă regulă, dați-i un nume precum Facturi către contabilitate și bifați Trimite e-mail. Scrieți destinatarii separați prin virgulă, alegeți expeditorul și scrieți subiectul și mesajul. Marcajul {fileName} pune numele documentului în subiect. Bifați Arhivează PDF dacă vreți și o copie în arhiva locală.

Dacă lăsați destinatarii goi, PrintPilot folosește destinatarul implicit din setările E-mail. Planul gratuit include o regulă; planurile plătite, reguli nelimitate.

În programul de contabilitate, deschideți factura, apăsați Tipărire și selectați imprimanta PrintPilot. Se deschide fereastra Trimite documentul imprimat. Alegeți Utilizează o regulă salvată pentru a o trimite cu regula de la pasul 2 sau Destinatari manuali pentru a scrie singur Către, Cc și Bcc. Adresele salvate în Agenda de contacte se aleg dintr-o listă.

Când fiecare factură merge la alt client, asistentul AI din planurile plătite vă scutește de scris: citește PDF-ul, completează destinatarul indicat pe factură și scrie subiectul și un mesaj scurt.

Fiecare tipărire devine o sarcină în panou. Lista Sarcini arată documentul, regula, destinatarul și starea, de exemplu Livrat, Arhivat, Reîncercare sau Eșuat. Dacă rețeaua sau serverul de e-mail sunt indisponibile pentru scurt timp, PrintPilot reîncearcă singur în loc să piardă e-mailul.

PDF-urile rămân pe calculator, în folderul de arhivă PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), deci aveți o copie a fiecărei facturi trimise.

Fiecare cont nou începe cu o perioadă de probă de 14 zile cu toate funcțiile, fără card. După aceea, planul gratuit Freemium trimite în continuare până la 15 e-mailuri pe lună. Planurile plătite se facturează per dispozitiv și lună: Personal 4,90 € (1 dispozitiv), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) și Enterprise 74,90 € (100), fără TVA unde se aplică. Planurile plătite nu au limită lunară de e-mailuri și includ 100 de pagini AI pe perioadă de facturare.