Facturen mailen vanuit een ouder boekhoudpakket (zonder e-mailmodule)

Veel bedrijfssoftware is gebouwd toen facturen nog per post gingen. Desktopboekhouding, branchegerichte factuurtools en maatwerk-ERP kunnen printen, soms een bestand opslaan, maar hebben geen ingebouwde e-mailmodule, of die module werkt alleen met één mailprogramma.

Die software bijwerken of vervangen om facturen te kunnen mailen is duur en vaak niet mogelijk, omdat de factuuropmaak, de nummering en jaren aan gegevens erin zitten. U hebt een manier nodig om te versturen wat het programma al print.

PrintPilot installeert een Windows-printer met de naam PrintPilot. Als u daar een factuur naartoe print, maakt Windows een pdf en opent PrintPilot het venster Afgedrukt document verzenden. U kiest een opgeslagen regel of typt de ontvangers, klikt op Verzenden en de pdf gaat als bijlage weg vanuit uw eigen mailaccount.

Er is geen plug-in of koppeling in te stellen. Het werkt op dezelfde manier met SAP Business One, Exact Globe, Twinfield in de browser, een Excel-factuursjabloon of een eigen ERP: als het programma kan printen op Windows 10 of 11, kan PrintPilot versturen wat het print.

Download PrintPilot (MSI-installatie of Microsoft Store) en meld u aan. Open het dashboard, ga naar E-mail en klik op Afzender toevoegen. U kunt een Google-account, een Microsoft 365- of Outlook-account of elke SMTP-mailbox koppelen.

Facturen gaan weg vanaf uw eigen adres, dus ze staan in uw map Verzonden en klanten antwoorden u zoals altijd. U kunt meerdere afzenders koppelen en er één als standaard instellen.

Regels onthouden de ontvangers en teksten die u steeds opnieuw gebruikt. Klik bij Regels op Regel toevoegen, geef een naam zoals Facturen naar de boekhouding en vink E-mail verzenden aan. Typ de ontvangers gescheiden door komma's, kies de afzender en schrijf onderwerp en tekst. De plaatshouder {fileName} zet de documentnaam in het onderwerp. Vink PDF archiveren aan als u ook een kopie in het lokale archief wilt.

Laat u de ontvangers leeg, dan gebruikt PrintPilot de standaardontvanger uit de e-mailinstellingen. Het gratis abonnement bevat één regel; betaalde abonnementen hebben onbeperkt regels.

Open in uw boekhoudprogramma de factuur, klik op Afdrukken en kies de printer PrintPilot. Het venster Afgedrukt document verzenden opent. Kies Opgeslagen regel gebruiken om te versturen met de regel uit stap 2, of Handmatige ontvangers om zelf Aan, Cc en Bcc in te vullen. Adressen uit het Adresboek kiest u uit een lijst.

Gaat elke factuur naar een andere klant, dan bespaart de AI-assistent in de betaalde abonnementen u het typen: hij leest de pdf, vult de ontvanger in die op de factuur staat en schrijft het onderwerp en een kort bericht.

Elke afdruk wordt een taak in het dashboard. De lijst Taken toont het document, de regel, de ontvanger en de status, zoals Afgeleverd, Gearchiveerd, Opnieuw proberen of Mislukt. Is het netwerk of de mailserver even niet bereikbaar, dan probeert PrintPilot het zelf opnieuw in plaats van de e-mail kwijt te raken.

De pdf's blijven op uw pc in de archiefmap van PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), zodat u van elke verstuurde factuur een kopie hebt.

Elk nieuw account begint met een proefperiode van 14 dagen met alle functies, zonder creditcard. Daarna blijft het gratis Freemium-abonnement tot 15 e-mails per maand versturen. Betaalde abonnementen worden per apparaat per maand gefactureerd: Personal € 4,90 (1 apparaat), Team € 14,90 (5), SMB € 34,90 (20), Business € 54,90 (50) en Enterprise € 74,90 (100), exclusief btw waar van toepassing. Betaalde abonnementen hebben geen maandelijkse e-maillimiet en bevatten 100 AI-pagina's per factuurperiode.