Automatisch afdrukken naar PDF en e-mailen vanaf elke Windows-app
Stop met het handmatig opslaan van PDF's. Ontdek hoe u elke afdruktaak met Ctrl+P vanuit Chrome, Excel, uw ERP of QuickBooks met PrintPilot automatisch omzet in een PDF-bijlage die per e-mail wordt verzonden.
Elke werkdag herhalen kantoormedewerkers, boekhouders en logistieke teams dezelfde saaie routine: op Ctrl+P drukken, Microsoft Print to PDF kiezen, het bestand ergens opslaan, het mailprogramma openen, ontvanger en onderwerp typen, de PDF in het bericht slepen, verzenden en later de achtergebleven PDF's van het bureaublad opruimen. Wie dat 15 tot 30 keer per dag doet, verliest er elke week uren aan. Met de virtuele printer PrintPilot voor Windows 10 en 11 wordt de hele reeks één handeling: Ctrl+P en dan Afdrukken. PrintPilot zet de afdruk op uw eigen computer om in een PDF en mailt die via uw SMTP-server, uw Gmail-account of uw Microsoft-account.
Automatisch naar PDF printen en e-mail versturen met PrintPilot
Stop met tijd verspillen aan handmatig documenten printen. Start je gratis proefperiode.
1Zo werkt het: de virtuele printer
PrintPilot wordt geïnstalleerd als een gewone Windows-printer. In plaats van op papier af te drukken, vangt hij de uitvoer op, maakt lokaal een PDF en geeft die als bijlage door aan uw mailserver.
Omdat het een gewone printer is, werkt hij met elke toepassing die kan afdrukken: webbrowsers (Chrome, Edge, Firefox), boekhoudsoftware (QuickBooks, Sage), ERP-systemen (SAP, Microsoft Dynamics), Office-apps zoals Excel en Word en oudere desktop- of kassaprogramma's.
[Elke Windows-app: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Virtuele printer PrintPilot]
│ PDF gemaakt op uw pc
▼
[SMTP-, Gmail- of Microsoft-account]
│
▼
[Inbox van ontvanger, PDF als bijlage]2Stap 1: Kies 'PrintPilot' als printer
Nadat u PrintPilot hebt geïnstalleerd en uw mailaccount hebt gekoppeld (zakelijke SMTP zoals Microsoft 365 of uw eigen mailserver, Gmail / Google Workspace via de officiële Google OAuth, of een Microsoft 365- / Outlook-account via aanmelden met Microsoft, zodat er geen app-wachtwoord wordt opgeslagen), opent u het afdrukvenster (Ctrl+P) in Chrome, Excel, uw ERP of een andere Windows-toepassing. Kies 'PrintPilot' uit de printerlijst en klik op 'Afdrukken'.
Virtuele printer PrintPilot selecteren in het afdrukvenster
3Stap 2: Kies een regel of voer de ontvanger in
Bij het afdrukken verschijnt het PrintPilot-venster. Kies een van uw vooraf ingestelde routeringsregels of typ het adres van de ontvanger en klik op Verzenden.
Voor grote volumes kunt u regels instellen die documenten automatisch doorsturen, bijvoorbeeld facturen naar de boekhouding en verzendlabels naar het magazijn, op basis van documenttitel, brontoepassing of inhoud.
PrintPilot-venster voor regel- en ontvangerkeuze
4Stap 3: Automatisch PDF maken en verzenden op de achtergrond
PrintPilot zet de afdruktaak op de achtergrond om in een PDF van hoge kwaliteit en zet die in de wachtrij voor verzending via SMTP, Gmail of uw Microsoft-account. Geen Opslaan als-venster, geen PDF die u moet zoeken en in een e-mail slepen, en uw computer blijft tijdens het verzenden gewoon bruikbaar.
Document in de wachtrij en verzendbevestiging in PrintPilot
5Stap 4: Volg de verzendstatus in het PrintPilot-paneel
Volg elke afdruktaak, de verzendstatus (Afgeleverd, In behandeling, Geannuleerd) en uw actieve routeringsregels rechtstreeks in het PrintPilot-bureaubladpaneel.
Lokaal PrintPilot-paneel met taakstatus en regels
6Stap 5: De ontvanger krijgt de PDF als bijlage
De ontvanger krijgt binnen enkele seconden de e-mail met uw afgedrukte document als PDF-bijlage. Geen handmatige uploads, geen extra klikken.
Inbox met automatisch verzonden PDF-bijlage
7Microsoft Print to PDF vs. PrintPilot
Microsoft Print to PDF werkt ook met elke Windows-toepassing, maar houdt op bij het bestand: u moet het nog steeds opslaan, uw mailprogramma openen, het bijvoegen en verzenden. Dat zijn 6 tot 7 handmatige stappen per document.
PrintPilot neemt dezelfde afdruktaak en maakt het werk af: één of twee klikken in het PrintPilot-venster, of geen enkele als er een routeringsregel van toepassing is. Verzending gaat via uw eigen mailaccount, en de PDF wordt op uw pc gemaakt in plaats van op een conversiewebsite van derden.
8Veelvoorkomende zakelijke toepassingen
Facturatie vanuit de boekhouding: of uw team nu QuickBooks, SAP of een ouder desktopprogramma gebruikt, een factuur afdrukken en naar de klant mailen wordt één afdrukhandeling.
Orders en magazijnpapieren: stuur pakbonnen, picklijsten en inkooporders rechtstreeks naar planners of logistieke partners zonder PDF's op het bureaublad op te slaan.
Vertrouwelijke documenten: in tegenstelling tot online PDF-converters die uw bestanden naar de server van een ander uploaden, maakt PrintPilot de PDF op uw eigen computer en verstuurt die rechtstreeks naar de mailserver die u kiest.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Welke Windows-toepassingen worden ondersteund?
Elke toepassing die kan afdrukken onder Windows 10 of 11 werkt met PrintPilot, waaronder Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP en ERP- of kassasoftware.
Heeft PrintPilot Microsoft Outlook nodig?
Nee. PrintPilot verstuurt e-mails zelf, via uw SMTP-server, Gmail of uw Microsoft-account. Het programma Outlook of een ander mailprogramma is niet nodig.
Kan ik mijn eigen SMTP-server, Gmail of mijn Microsoft-account gebruiken?
Ja. U kunt de SMTP-server van uw bedrijf koppelen of veilig inloggen: met de officiële Google OAuth voor Gmail en Google Workspace, of met aanmelden met Microsoft voor Microsoft 365 en Outlook. Gmail-tokens worden versleuteld op uw computer opgeslagen.
Welke Windows-versies worden ondersteund?
PrintPilot werkt op Windows 10 en Windows 11, zowel 32-bits als 64-bits.
Kan ik PrintPilot stil op veel kantoor-pc's installeren?
Ja. Het MSI-pakket ondersteunt stille installatie met msiexec, en u kunt het met een setup.ini-bestand uitrollen via Active Directory Group Policy (GPO) of uw RMM-tool. Zie onze GPO-handleiding voor de details.
Uploadt PrintPilot mijn documenten naar de cloud?
Nee. De PDF wordt op uw computer gemaakt en rechtstreeks naar de door u ingestelde mailserver verzonden. Onze servers bewaren alleen uw account-e-mail, abonnement, licentiesleutel en apparaat-ID, nooit de documenten die u afdrukt.
Begin vandaag nog met het automatiseren van je werkstromen
Verlies geen uren meer aan Opslaan als-vensters, mappen zoeken en bijlagen slepen. Download PrintPilot en probeer afdrukken-en-mailen met één klik op Windows met de gratis proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard.
Download gratis PrintPilot-proefversie