Come stampare automaticamente in PDF e inviare via e-mail da qualsiasi applicazione Windows
Smetti di salvare i PDF manualmente. Scopri come trasformare automaticamente qualsiasi lavoro di stampa avviato con Ctrl+P da Chrome, Excel, il tuo ERP o QuickBooks in un allegato PDF inviato via e-mail con PrintPilot.
Ogni giorno lavorativo impiegati, contabili e team di logistica ripetono la stessa routine noiosa: premere Ctrl+P, scegliere Microsoft Print to PDF, salvare il file da qualche parte, aprire la posta, scrivere destinatario e oggetto, trascinare il PDF nel messaggio, inviarlo e poi eliminare i PDF che si accumulano sul desktop. Ripetuto 15-30 volte al giorno, questo costa ore ogni settimana. Con la stampante virtuale PrintPilot per Windows 10 e 11, l'intera sequenza diventa un'unica azione: Ctrl+P e poi Stampa. PrintPilot trasforma l'output di stampa in PDF sul tuo computer e lo invia via e-mail tramite il tuo server SMTP, il tuo account Gmail o il tuo account Microsoft.
Stampa automaticamente in PDF e invia email con PrintPilot
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1Come funziona: l'approccio della stampante virtuale
PrintPilot si installa come una normale stampante Windows. Invece di stampare su carta, cattura l'output, crea un PDF in locale e lo consegna come allegato al tuo server di posta.
Essendo una normale stampante, funziona con qualsiasi applicazione in grado di stampare: browser (Chrome, Edge, Firefox), software di contabilità (QuickBooks, Sage), sistemi ERP (SAP, Microsoft Dynamics), app di Office come Excel e Word e vecchi programmi desktop o di cassa.
[Qualsiasi app Windows: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Stampante virtuale PrintPilot]
│ PDF creato sul tuo PC
▼
[Account SMTP, Gmail o Microsoft]
│
▼
[Posta del destinatario, PDF allegato]2Passaggio 1: Seleziona 'PrintPilot' come stampante
Dopo aver installato PrintPilot e collegato il tuo account di posta (SMTP aziendale come Microsoft 365 o il tuo server, Gmail / Google Workspace tramite il Google OAuth ufficiale, oppure un account Microsoft 365 / Outlook tramite l'accesso Microsoft, senza salvare password per app), apri la finestra di stampa (Ctrl+P) in Chrome, Excel, il tuo gestionale o qualsiasi altra applicazione Windows. Scegli 'PrintPilot' dall'elenco delle stampanti e fai clic su 'Stampa'.
Selezione della stampante virtuale PrintPilot nella finestra di stampa
3Passaggio 2: Scegli una regola o inserisci il destinatario
Quando stampi, compare la finestra di PrintPilot. Seleziona una delle tue regole di instradamento predefinite oppure digita l'indirizzo del destinatario e fai clic su Invia.
Per grandi volumi puoi definire regole che instradano i documenti automaticamente, ad esempio le fatture alla contabilità e le etichette di spedizione al magazzino, in base al titolo del documento, all'applicazione di origine o al contenuto.
Finestra di PrintPilot per scegliere regola e destinatario
4Passaggio 3: Creazione del PDF e invio automatici in background
PrintPilot converte il lavoro di stampa in un PDF di alta qualità in background e lo mette in coda per l'invio tramite SMTP, Gmail o il tuo account Microsoft. Nessuna finestra Salva con nome, nessun PDF da cercare e trascinare in un'e-mail, e il tuo computer resta reattivo durante l'invio.
Documento in coda e conferma di invio in PrintPilot
5Passaggio 4: Controlla lo stato degli invii nel pannello PrintPilot
Segui ogni lavoro di stampa, il suo stato di invio (Consegnato, In attesa, Annullato) e le tue regole attive direttamente nel pannello desktop di PrintPilot.
Pannello locale di PrintPilot con stato dei lavori e regole
6Passaggio 5: Il destinatario riceve il PDF in allegato
Il destinatario riceve in pochi secondi l'e-mail con il documento stampato allegato in PDF. Nessun caricamento manuale, nessun clic in più.
Posta in arrivo con l'allegato PDF inviato automaticamente
7Microsoft Print to PDF a confronto con PrintPilot
Anche Microsoft Print to PDF funziona con qualsiasi applicazione Windows, ma si ferma al file: devi comunque salvarlo, aprire la posta, allegarlo e inviarlo, cioè 6-7 passaggi manuali per documento.
PrintPilot prende lo stesso lavoro di stampa e completa l'operazione: uno o due clic nella finestra di PrintPilot, o nessuno quando una regola di instradamento corrisponde. Invia tramite il tuo account di posta, e il PDF viene creato sul tuo PC anziché su un sito di conversione di terze parti.
8Casi d'uso aziendali più comuni
Fatturazione dalla contabilità: che il tuo team usi QuickBooks, SAP o un vecchio programma desktop, stampare una fattura e inviarla al cliente diventa un'unica azione di stampa.
Ordini e documenti di magazzino: invia DDT, liste di prelievo e ordini di acquisto direttamente agli spedizionieri o ai partner logistici senza salvare PDF sul desktop.
Documenti riservati: a differenza dei convertitori PDF online che caricano i tuoi file sul server di qualcun altro, PrintPilot crea il PDF sul tuo computer e lo invia direttamente al server di posta che hai scelto.
Domande Frequenti (FAQ)
Quali applicazioni Windows sono supportate?
Qualsiasi applicazione in grado di stampare su Windows 10 o 11 funziona con PrintPilot, inclusi Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP e software ERP o di cassa.
PrintPilot richiede Microsoft Outlook?
No. PrintPilot invia le e-mail da solo, tramite il tuo server SMTP, Gmail o il tuo account Microsoft. Il programma Outlook o altri client di posta non sono necessari.
Posso usare il mio server SMTP, Gmail o il mio account Microsoft?
Sì. Puoi collegare il server SMTP aziendale oppure accedere in modo sicuro: con il Google OAuth ufficiale per Gmail e Google Workspace, o con l'accesso Microsoft per Microsoft 365 e Outlook. I token di Gmail vengono salvati cifrati sul tuo computer.
Quali versioni di Windows sono supportate?
PrintPilot funziona su Windows 10 e Windows 11, sia a 32 sia a 64 bit.
Posso installare PrintPilot in modo invisibile su molti PC?
Sì. Il pacchetto MSI supporta l'installazione invisibile con msiexec e puoi distribuirlo tramite Criteri di gruppo di Active Directory (GPO) o il tuo strumento RMM con un file setup.ini. Trovi i dettagli nella nostra guida al deployment tramite GPO.
PrintPilot carica i miei documenti nel cloud?
No. Il PDF viene creato sul tuo computer e inviato direttamente al server di posta che hai configurato. I nostri server conservano solo l'e-mail del tuo account, il piano, la chiave di licenza e l'ID del dispositivo, mai i documenti stampati.
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