Come inviare fatture via e-mail da un vecchio software contabile (senza modulo e-mail)

Molti software gestionali sono nati quando le fatture viaggiavano su carta. I programmi di contabilità desktop, gli strumenti di fatturazione di settore e gli ERP su misura sanno stampare, alcuni salvano un file, ma non hanno un modulo e-mail integrato, oppure il modulo funziona solo con un determinato programma di posta.

Aggiornare o sostituire il software per inviare le fatture via e-mail è costoso e spesso impossibile, perché il layout delle fatture, la numerazione e anni di dati sono lì. Ti serve un modo per inviare ciò che il programma stampa già.

PrintPilot installa una stampante Windows chiamata PrintPilot. Quando ci stampi una fattura, Windows crea un PDF e PrintPilot apre la finestra Invia documento stampato. Scegli una regola salvata o scrivi i destinatari, premi Invia e il PDF parte come allegato dal tuo account di posta.

Non c'è nessun plug-in né integrazione da configurare. Funziona allo stesso modo con SAP Business One, TeamSystem, Zucchetti, un modello di fattura Excel o un ERP interno: se il programma può stampare su Windows 10 o 11, PrintPilot può inviare ciò che stampa.

Scarica PrintPilot (programma di installazione MSI o Microsoft Store) e accedi. Apri il pannello, vai su Email e premi Aggiungi mittente. Puoi collegare un account Google, un account Microsoft 365 o Outlook, oppure qualsiasi casella SMTP.

Le fatture partono dal tuo indirizzo, quindi compaiono nella posta inviata e i clienti rispondono a te come sempre. Puoi collegare più mittenti e impostarne uno come predefinito.

Le regole memorizzano i destinatari e i testi che usi spesso. In Regole, premi Aggiungi regola, dagli un nome come Fatture alla contabilità e spunta Invia email. Inserisci i destinatari separati da virgole, scegli il mittente e scrivi oggetto e testo. Il segnaposto {fileName} inserisce il nome del documento nell'oggetto. Spunta Archivia PDF se vuoi anche una copia nell'archivio locale.

Se lasci vuoti i destinatari, PrintPilot usa il destinatario predefinito delle impostazioni Email. Il piano gratuito include una regola; i piani a pagamento, regole illimitate.

Nel programma di contabilità apri la fattura, premi Stampa e seleziona la stampante PrintPilot. Si apre la finestra Invia documento stampato. Scegli Usa una regola salvata per inviarla con la regola del passo 2, oppure Destinatari manuali per scrivere tu A, Cc e Ccn. Gli indirizzi salvati in Rubrica si scelgono da un elenco.

Se ogni fattura va a un cliente diverso, l'assistente IA dei piani a pagamento ti risparmia la digitazione: legge il PDF, compila il destinatario indicato nella fattura e scrive l'oggetto e un breve messaggio.

Ogni stampa diventa un lavoro nel pannello. L'elenco Lavori mostra documento, regola, destinatario e stato, ad esempio Consegnato, Archiviato, Nuovo tentativo o Non riuscito. Se la rete o il server di posta non sono disponibili per un momento, PrintPilot riprova da solo invece di perdere l'e-mail.

I PDF restano sul tuo PC nella cartella di archivio di PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), così conservi una copia di ogni fattura inviata.

Ogni nuovo account parte con una prova di 14 giorni con tutte le funzioni e senza carta di credito. Dopo la prova, il piano gratuito Freemium continua a inviare fino a 15 e-mail al mese. I piani a pagamento si pagano per dispositivo e per mese: Personal 4,90 € (1 dispositivo), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) ed Enterprise 74,90 € (100), IVA esclusa ove applicabile. I piani a pagamento non hanno limite mensile di e-mail e includono 100 pagine IA per periodo di fatturazione.