Jak posílat faktury e-mailem ze staršího účetního programu (bez e-mailového modulu)
Starší účetní a ERP programy faktury tisknou, ale neodešlou. S PrintPilot tlačítko Tisk odešle PDF z vašeho účtu Gmail, Microsoft 365 nebo SMTP.
Mnoho účetních programů, fakturačních nástrojů a firemních ERP systémů stále nemá tlačítko pro e-mail. Faktury tisknou bez problémů, ale odeslání znamená uložit PDF, najít soubor, otevřít poštu, přiložit soubor a napsat adresu. Tento návod na snímcích z panelu PrintPilot ukazuje, jak ve čtyřech krocích přidat odesílání e-mailem ke každému tlačítku Tisk.
Automatický tisk do PDF a odesílání e-mailů s PrintPilot
Přestaňte plýtvat časem ručním tiskem dokumentů. Začněte zkušební verzi zdarma.
1Proč starší účetní programy neposílají faktury e-mailem
Velká část podnikového softwaru vznikla v době, kdy faktury chodily poštou. Desktopové účetnictví, oborové fakturační nástroje a ERP na zakázku umí tisknout, některé i uložit soubor, ale nemají vestavěný e-mailový modul, nebo modul funguje jen s jedním poštovním programem.
Aktualizovat nebo vyměnit takový software jen kvůli e-mailu je drahé a často nemožné, protože v něm je vzhled faktur, číselné řady i data za mnoho let. Potřebujete způsob, jak odeslat to, co program už tiskne.
2Jak PrintPilot přidá e-mail ke každému tlačítku Tisk
PrintPilot nainstaluje do Windows tiskárnu s názvem PrintPilot. Když na ni vytisknete fakturu, Windows vytvoří PDF a PrintPilot otevře okno Odeslat vytištěný dokument. Vyberete uložené pravidlo nebo zadáte příjemce, kliknete na Odeslat a PDF odejde jako příloha z vašeho poštovního účtu.
Není potřeba nastavovat žádný doplněk ani integraci. Funguje to stejně s SAP Business One, Pohodou, Money S3, šablonou faktury v Excelu nebo vlastním ERP: pokud program umí tisknout ve Windows 10 nebo 11, PrintPilot umí odeslat, co vytiskne.
3Krok 1: nainstalujte PrintPilot a připojte odesílatele
Stáhněte PrintPilot (instalátor MSI nebo Microsoft Store) a přihlaste se. Otevřete panel, přejděte do E-mail a klikněte na Přidat odesílatele. Připojit můžete účet Google, účet Microsoft 365 nebo Outlook, případně libovolnou schránku SMTP.
Faktury odcházejí z vaší adresy, takže je uvidíte v Odeslané poště a zákazníci vám odpovídají jako obvykle. Můžete připojit více odesílatelů a jednoho nastavit jako výchozího.
Panel PrintPilot: stránka E-mail s připojeným odesílatelem Gmail a tlačítkem Přidat odesílatele
4Krok 2: vytvořte pravidlo pro stálé příjemce
Pravidla si pamatují příjemce a texty, které používáte stále dokola. V Pravidla klikněte na Přidat pravidlo, pojmenujte ho třeba Faktury do účtárny a zaškrtněte Odeslat e-mail. Zadejte příjemce oddělené čárkami, vyberte odesílatele a napište předmět a text. Zástupný symbol {fileName} vloží do předmětu název dokumentu. Zaškrtněte Archivovat PDF, pokud chcete kopii i v místním archivu.
Když příjemce necháte prázdné, PrintPilot použije výchozího příjemce z nastavení E-mailu. Bezplatný plán obsahuje jedno pravidlo, placené plány neomezeně.
Panel PrintPilot: nové pravidlo s příjemci, odesílatelem, předmětem a textem
5Krok 3: vytiskněte fakturu a zvolte, kam půjde
V účetním programu otevřete fakturu, klikněte na Tisk a vyberte tiskárnu PrintPilot. Otevře se okno Odeslat vytištěný dokument. Zvolte Použít uložené pravidlo pro odeslání pravidlem z kroku 2, nebo Ruční příjemci pro zadání Komu, Cc a Bcc. Adresy uložené v Adresáři vyberete ze seznamu.
Když každá faktura jde jinému zákazníkovi, AI asistent v placených plánech vám ušetří psaní: přečte PDF, doplní příjemce uvedeného na faktuře a napíše předmět a krátkou zprávu.
Okno Odeslat vytištěný dokument s příjemcem, předmětem a zprávou vyplněnými AI
6Krok 4: zkontrolujte odeslání v seznamu Úlohy
Každý tisk se v panelu stane úlohou. Seznam Úlohy ukazuje dokument, pravidlo, příjemce a stav, například Doručeno, Archivováno, Nový pokus nebo Selhalo. Když je síť nebo poštovní server chvíli nedostupný, PrintPilot odeslání sám zopakuje, místo aby e-mail ztratil.
PDF zůstávají ve vašem počítači v archivní složce PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), takže máte kopii každé odeslané faktury.
Panel PrintPilot: seznam Úlohy se dvěma doručenými fakturami
7Kolik to stojí
Každý nový účet začíná 14denní zkušební verzí se všemi funkcemi a bez platební karty. Poté bezplatný plán Freemium dál odesílá až 15 e-mailů měsíčně. Placené plány se účtují za zařízení a měsíc: Personal 4,90 € (1 zařízení), Team 14,90 € (5), SMB 34,90 € (20), Business 54,90 € (50) a Enterprise 74,90 € (100), bez DPH, pokud se uplatňuje. Placené plány nemají měsíční limit e-mailů a obsahují 100 AI stránek za fakturační období.
Často kladené otázky (FAQ)
Musím měnit účetní program?
Ne. Pro váš program je PrintPilot obyčejná tiskárna. Fakturu tisknete jako dosud a jako tiskárnu zvolíte PrintPilot.
S jakými účetními a ERP programy funguje?
S každým programem, který umí tisknout ve Windows 10 nebo 11: desktopové účetnictví, ERP klienti, šablony v Excelu a Wordu i fakturace v prohlížeči.
Může každá faktura jít jinému zákazníkovi?
Ano. Zadejte příjemce v okně odeslání, vyberte je z Adresáře, nebo nechte AI asistenta v placených plánech doplnit příjemce uvedeného na faktuře.
Procházejí mé faktury servery Alacam IT?
Ne. PDF vzniká ve vašem počítači a odesílá se přes připojený účet Gmail, Microsoft 365 nebo SMTP. Dvě volitelné funkce jsou jiné: testovací odesílatel ve zkušební době používá Amazon SES a AI asistent posílá text dokumentu poskytovateli AI, jen s vaším souhlasem.
Vytváří PrintPilot strukturované e-faktury, například ISDOC?
Ne. PrintPilot odesílá fakturu jako PDF, přesně jak ji váš program vytiskne. Pokud vaše faktury musí být ve strukturovaném formátu, ověřte, jaký formát potřebují.
Existuje bezplatná verze?
Ano. 14denní zkušební verze obsahuje všechny funkce. Poté plán Freemium odesílá zdarma až 15 e-mailů měsíčně.
Začněte automatizovat své pracovní postupy ještě dnes
K odesílání faktur e-mailem nepotřebujete nový účetní systém. Nainstalujte PrintPilot, připojte poštovní účet a klikněte na Tisk. Spusťte bezplatnou 14denní zkušební verzi a pošlete další fakturu tlačítkem Tisk.
Stáhnout bezplatnou zkušební verzi PrintPilot