Jak automaticky tisknout do PDF a odesílat e-mail z jakékoli aplikace ve Windows
Přestaňte ručně ukládat PDF. Naučte se pomocí PrintPilotu automaticky převést každou tiskovou úlohu spuštěnou přes Ctrl+P z Chrome, Excelu, vašeho ERP nebo QuickBooks na přílohu PDF odeslanou e-mailem.
Každý pracovní den opakují kancelářští pracovníci, účetní a logistické týmy stejnou únavnou rutinu: stisknou Ctrl+P, vyberou Microsoft Print to PDF, někam uloží soubor, otevřou poštu, napíšou příjemce a předmět, přetáhnou PDF do zprávy, odešlou ji a později mažou PDF soubory nahromaděné na ploše. Při 15–30 opakováních denně to každý týden stojí hodiny. S virtuální tiskárnou PrintPilot pro Windows 10 a 11 se celý postup zúží na jediný krok: Ctrl+P a pak Tisk. PrintPilot převede tiskový výstup na PDF přímo ve vašem počítači a odešle ho e-mailem přes váš SMTP server, účet Gmail nebo účet Microsoft.
Automatický tisk do PDF a odesílání e-mailů s PrintPilot
Přestaňte plýtvat časem ručním tiskem dokumentů. Začněte zkušební verzi zdarma.
1Jak to funguje: virtuální tiskárna
PrintPilot se instaluje jako běžná tiskárna Windows. Místo tisku na papír zachytí výstup, lokálně vytvoří PDF a předá ho jako přílohu vašemu poštovnímu serveru.
Protože jde o běžnou tiskárnu, funguje s každou aplikací, která umí tisknout: webovými prohlížeči (Chrome, Edge, Firefox), účetními programy (QuickBooks, Sage), systémy ERP (SAP, Microsoft Dynamics), aplikacemi Office jako Excel a Word i staršími desktopovými nebo pokladními programy.
[Jakákoli aplikace Windows: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Virtuální tiskárna PrintPilot]
│ PDF vzniká ve vašem PC
▼
[Účet SMTP, Gmail nebo Microsoft]
│
▼
[Schránka příjemce, PDF v příloze]2Krok 1: Vyberte 'PrintPilot' jako tiskárnu
Po instalaci PrintPilotu a připojení e-mailového účtu (firemní SMTP jako Microsoft 365 nebo vlastní server, Gmail / Google Workspace přes oficiální Google OAuth, nebo účet Microsoft 365 / Outlook přes přihlášení Microsoft, takže se neukládá žádné heslo aplikace) otevřete dialog tisku (Ctrl+P) v Chrome, Excelu, svém ERP nebo jiné aplikaci Windows. Vyberte 'PrintPilot' ze seznamu tiskáren a klikněte na 'Tisk'.
Výběr virtuální tiskárny PrintPilot v dialogu tisku
3Krok 2: Vyberte pravidlo nebo zadejte příjemce
Při tisku se zobrazí okno PrintPilot. Vyberte jedno z předem nastavených pravidel směrování nebo napište adresu příjemce a klikněte na Odeslat.
Pro velké objemy můžete nastavit pravidla, která dokumenty směrují automaticky, například faktury do účtárny a přepravní štítky do skladu, podle názvu dokumentu, zdrojové aplikace nebo obsahu.
Okno PrintPilot pro výběr pravidla a příjemce
4Krok 3: Automatické vytvoření PDF a odeslání na pozadí
PrintPilot na pozadí převede tiskovou úlohu na kvalitní PDF a zařadí ho do fronty k odeslání přes SMTP, Gmail nebo účet Microsoft. Žádný dialog Uložit jako, žádné hledání PDF a přetahování do e-mailu, a počítač během odesílání normálně reaguje.
Dokument ve frontě a potvrzení odeslání v PrintPilotu
5Krok 4: Sledujte stav odeslání v panelu PrintPilot
Sledujte každou tiskovou úlohu, její stav odeslání (Doručeno, Čeká, Zrušeno) a aktivní pravidla směrování přímo v desktopovém panelu PrintPilot.
Místní panel PrintPilot se stavem úloh a pravidly
6Krok 5: Příjemce obdrží PDF v příloze
Příjemce během několika sekund obdrží e-mail s vytištěným dokumentem v příloze ve formátu PDF. Žádné ruční nahrávání souborů, žádná kliknutí navíc.
Doručená pošta s automaticky odeslanou přílohou PDF
7Microsoft Print to PDF vs. PrintPilot
Microsoft Print to PDF také funguje s každou aplikací Windows, ale končí u souboru: stále ho musíte uložit, otevřít poštu, přiložit ho a odeslat, tedy 6–7 ručních kroků na každý dokument.
PrintPilot vezme stejnou tiskovou úlohu a práci dokončí: jedno nebo dvě kliknutí v okně PrintPilot, nebo žádné, pokud se uplatní pravidlo směrování. Odesílá přes váš vlastní e-mailový účet a PDF vzniká ve vašem počítači, ne na cizím konverzním webu.
8Běžné firemní scénáře
Fakturace z účetního systému: ať váš tým používá QuickBooks, SAP nebo starší desktopový program, vytištění faktury a její odeslání zákazníkovi se stane jediným tiskovým krokem.
Objednávky a skladové doklady: posílejte dodací listy, vychystávací seznamy a objednávky přímo dispečerům nebo logistickým partnerům bez ukládání PDF na plochu.
Důvěrné dokumenty: na rozdíl od online převodníků PDF, které nahrávají vaše soubory na cizí server, PrintPilot vytváří PDF ve vašem vlastním počítači a odesílá ho přímo na vámi zvolený poštovní server.
Často kladené otázky (FAQ)
Které aplikace Windows jsou podporované?
S PrintPilotem funguje každá aplikace, která umí tisknout ve Windows 10 nebo 11, včetně Chrome, Edge, Excelu, Wordu, QuickBooks, SAP a softwaru ERP nebo pokladen.
Potřebuje PrintPilot Microsoft Outlook?
Ne. PrintPilot odesílá e-maily sám, přes váš SMTP server, Gmail nebo účet Microsoft. Program Outlook ani jiný poštovní klient není potřeba.
Mohu použít vlastní SMTP server, Gmail nebo účet Microsoft?
Ano. Můžete připojit firemní SMTP server nebo se bezpečně přihlásit: přes oficiální Google OAuth pro Gmail a Google Workspace, nebo přes přihlášení Microsoft pro Microsoft 365 a Outlook. Tokeny Gmailu se ukládají šifrovaně ve vašem počítači.
Které verze Windows jsou podporované?
PrintPilot běží na Windows 10 a Windows 11, ve 32bitové i 64bitové verzi.
Mohu PrintPilot tiše nainstalovat na mnoho počítačů?
Ano. Balíček MSI podporuje tichou instalaci přes msiexec a můžete ho nasadit pomocí zásad skupiny Active Directory (GPO) nebo svého nástroje RMM se souborem setup.ini. Podrobnosti najdete v našem průvodci nasazením přes GPO.
Nahrává PrintPilot moje dokumenty do cloudu?
Ne. PDF vzniká ve vašem počítači a odesílá se přímo na nastavený poštovní server. Naše servery uchovávají jen e-mail účtu, tarif, licenční klíč a ID zařízení, nikdy tištěné dokumenty.
Začněte automatizovat své pracovní postupy ještě dnes
Přestaňte ztrácet hodiny s dialogy Uložit jako, hledáním složek a přetahováním příloh. Stáhněte si PrintPilot a vyzkoušejte tisk s odesláním e-mailem jedním kliknutím ve Windows v rámci bezplatné 14denní zkušební verze, bez platební karty.
Stáhnout bezplatnou zkušební verzi PrintPilot