Eski Muhasebe Programından Fatura E-postası Gönderme (E-posta Modülü Gerekmez)

İş yazılımlarının çoğu, faturaların kâğıtla gittiği dönemde yazıldı. Masaüstü muhasebe paketleri, sektöre özel fatura araçları ve özel ERP sistemleri yazdırabilir, bazıları dosya da kaydedebilir; ama yerleşik bir e-posta modülleri yoktur ya da modül yalnızca tek bir e-posta programıyla çalışır.

E-posta gönderimi için bu yazılımı yükseltmek veya değiştirmek pahalıdır ve çoğu zaman mümkün değildir, çünkü fatura tasarımı, numaralandırma ve yılların verisi oradadır. İhtiyacınız olan, programın zaten yazdırdığını göndermenin bir yoludur.

PrintPilot, Windows'a PrintPilot adlı bir yazıcı kurar. Faturayı bu yazıcıya yazdırdığınızda Windows bir PDF oluşturur ve PrintPilot Yazdırılan belgeyi gönder penceresini açar. Kayıtlı bir kural seçer veya alıcıları yazar, Gönder'e basarsınız; PDF kendi e-posta hesabınızdan ek olarak gider.

Kurulacak bir eklenti ya da entegrasyon yoktur. SAP Business One, Logo, DATEV, Sage, bir Excel fatura şablonu veya özel bir ERP ile aynı şekilde çalışır: program Windows 10 veya 11'de yazdırabiliyorsa PrintPilot yazdırdığını gönderebilir.

PrintPilot'u indirin (MSI kurulum dosyası veya Microsoft Store) ve oturum açın. Paneli açın, E-posta sayfasına gidin ve Gönderici ekle'ye basın. Bir Google hesabı, bir Microsoft 365 veya Outlook hesabı ya da herhangi bir SMTP posta kutusu bağlayabilirsiniz.

Faturalar kendi adresinizden gider; bu yüzden Gönderilmiş klasörünüzde görünür ve müşteriler her zamanki gibi size yanıt verir. Birden fazla gönderen bağlayıp birini varsayılan yapabilirsiniz.

Kurallar, tekrar tekrar kullandığınız alıcıları ve metinleri saklar. Kurallar sayfasında Kural ekle'ye basın, Muhasebeye faturalar gibi bir ad verin ve E-posta gönder'i işaretleyin. Alıcıları virgülle ayırarak yazın, göndereni seçin, konuyu ve metni yazın. {fileName} yer tutucusu belge adını konuya ekler. Yerel arşivde de bir kopya istiyorsanız PDF arşivle'yi işaretleyin.

Alıcıları boş bırakırsanız PrintPilot E-posta ayarlarındaki varsayılan alıcıyı kullanır. Ücretsiz plan bir kural içerir; ücretli planlarda kural sınırı yoktur.

Muhasebe programınızda faturayı açın, Yazdır'a basın ve PrintPilot yazıcısını seçin. Yazdırılan belgeyi gönder penceresi açılır. 2. adımdaki kuralla göndermek için Kayıtlı kural kullan'ı, Kime, Cc ve Bcc alanlarını kendiniz yazmak için Manuel alıcı'yı seçin. Adres Defteri'ne kaydettiğiniz adresleri listeden seçebilirsiniz.

Her fatura farklı bir müşteriye gidiyorsa ücretli planlardaki AI asistanı yazma işini üstlenir: PDF'i okur, faturada adı geçen alıcıyı doldurur, konuyu ve kısa bir mesajı yazar.

Her yazdırma, panelde bir iş olur. İşler listesi belgeyi, kuralı, alıcıyı ve durumu gösterir: Teslim edildi, Arşivlendi, Yeniden denenecek veya Başarısız gibi. Ağ ya da e-posta sunucusu kısa süreliğine erişilemezse PrintPilot e-postayı kaybetmek yerine kendisi yeniden dener.

PDF'ler bilgisayarınızda PrintPilot arşiv klasöründe (C:\ProgramData\PrintPilot\archive) kalır; böylece gönderilen her faturanın bir kopyası elinizde olur.

Her yeni hesap, tüm özellikleri içeren ve kredi kartı istemeyen 14 günlük denemeyle başlar. Deneme bitince ücretsiz Freemium plan ayda 15 e-postaya kadar göndermeye devam eder. Ücretli planlar cihaz başına aylık faturalandırılır: Personal 4,90 € (1 cihaz), Team 14,90 € (5 cihaz), SMB 34,90 € (20 cihaz), Business 54,90 € (50 cihaz) ve Enterprise 74,90 € (100 cihaz); geçerli olduğu yerde KDV hariçtir. Ücretli planlarda aylık e-posta sınırı yoktur ve her fatura döneminde 100 AI sayfası dahildir.