Como imprimir automaticamente em PDF e enviar por e-mail a partir de qualquer aplicativo do Windows
Pare de salvar PDFs manualmente. Aprenda a transformar automaticamente qualquer trabalho de impressão com Ctrl+P do Chrome, Excel, seu ERP ou QuickBooks em um PDF anexado e enviado por e-mail com o PrintPilot.
Todo dia útil, funcionários de escritório, contadores e equipes de logística repetem a mesma rotina cansativa: pressionar Ctrl+P, escolher Microsoft Print to PDF, salvar o arquivo em algum lugar, abrir o e-mail, digitar o destinatário e o assunto, arrastar o PDF para a mensagem, enviar e depois apagar os PDFs que se acumulam na área de trabalho. Repetido de 15 a 30 vezes por dia, isso consome horas toda semana. Com a impressora virtual PrintPilot para Windows 10 e 11, toda essa sequência vira uma única ação: Ctrl+P e depois Imprimir. O PrintPilot converte a impressão em PDF no seu próprio computador e a envia por e-mail pelo seu servidor SMTP, pela sua conta do Gmail ou pela sua conta Microsoft.
Imprima em PDF e envie por e-mail automaticamente com o PrintPilot
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1Como funciona: a abordagem da impressora virtual
O PrintPilot é instalado como uma impressora comum do Windows. Em vez de imprimir em papel, ele captura a saída, cria um PDF localmente e o entrega como anexo ao seu servidor de e-mail.
Por ser uma impressora comum, funciona com qualquer aplicativo que imprima: navegadores (Chrome, Edge, Firefox), softwares de contabilidade (QuickBooks, Sage), sistemas ERP (SAP, Microsoft Dynamics), aplicativos do Office como Excel e Word e programas antigos de desktop ou PDV.
[Qualquer app do Windows: Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Impressora virtual PrintPilot]
│ PDF criado no seu PC
▼
[Conta SMTP, Gmail ou Microsoft]
│
▼
[Caixa de entrada, PDF anexado]2Passo 1: Selecione 'PrintPilot' como impressora
Depois de instalar o PrintPilot e conectar sua conta de e-mail (SMTP corporativo como o Microsoft 365 ou seu próprio servidor, Gmail / Google Workspace pelo Google OAuth oficial, ou uma conta Microsoft 365 / Outlook pelo login da Microsoft, sem guardar senha de app), abra a janela de impressão (Ctrl+P) no Chrome, Excel, seu ERP ou qualquer outro aplicativo do Windows. Escolha 'PrintPilot' na lista de impressoras e clique em 'Imprimir'.
Seleção da impressora virtual PrintPilot na janela de impressão
3Passo 2: Escolha uma regra ou informe o destinatário
Ao imprimir, a janela do PrintPilot aparece. Selecione uma das suas regras de envio predefinidas ou digite o endereço do destinatário e clique em Enviar.
Para grandes volumes, você pode definir regras que encaminham documentos automaticamente, por exemplo faturas para a contabilidade e etiquetas de envio para o depósito, com base no título do documento, no aplicativo de origem ou no conteúdo.
Janela do PrintPilot para escolher regra e destinatário
4Passo 3: Criação do PDF e envio automáticos em segundo plano
O PrintPilot converte o trabalho de impressão em um PDF de alta qualidade em segundo plano e o coloca na fila de envio via SMTP, Gmail ou sua conta Microsoft. Sem janela Salvar como, sem PDF para procurar e arrastar para um e-mail, e seu computador continua responsivo durante o envio.
Documento na fila e confirmação de envio no PrintPilot
5Passo 4: Acompanhe o status de envio no painel do PrintPilot
Acompanhe cada trabalho de impressão, seu status de envio (Entregue, Pendente, Cancelado) e suas regras de envio ativas diretamente no painel desktop do PrintPilot.
Painel local do PrintPilot com status dos trabalhos e regras
6Passo 5: O destinatário recebe o PDF anexado
O destinatário recebe em segundos o e-mail com o documento impresso anexado em PDF. Sem upload manual de arquivos, sem cliques extras.
Caixa de entrada mostrando o PDF anexado enviado automaticamente
7Microsoft Print to PDF vs. PrintPilot
O Microsoft Print to PDF também funciona com qualquer aplicativo do Windows, mas para no arquivo: você ainda precisa salvá-lo, abrir o e-mail, anexá-lo e enviá-lo, o que significa de 6 a 7 passos manuais por documento.
O PrintPilot pega o mesmo trabalho de impressão e conclui a tarefa: um ou dois cliques na janela do PrintPilot, ou nenhum quando uma regra de envio corresponde. O envio é feito pela sua própria conta de e-mail, e o PDF é criado no seu PC, e não em um site de conversão de terceiros.
8Casos de uso comuns nas empresas
Faturamento a partir da contabilidade: seja qual for o sistema da sua equipe, QuickBooks, SAP ou um programa desktop antigo, imprimir uma fatura e enviá-la ao cliente vira uma única ação de impressão.
Pedidos e documentos de depósito: envie notas de entrega, listas de separação e pedidos de compra diretamente para expedidores ou parceiros logísticos sem salvar PDFs na área de trabalho.
Documentos confidenciais: ao contrário dos conversores de PDF online que enviam seus arquivos para o servidor de outra pessoa, o PrintPilot cria o PDF no seu próprio computador e o envia diretamente ao servidor de e-mail que você escolheu.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Quais aplicativos do Windows são compatíveis?
Qualquer aplicativo que imprima no Windows 10 ou 11 funciona com o PrintPilot, incluindo Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP e softwares ERP ou PDV.
O PrintPilot precisa do Microsoft Outlook?
Não. O PrintPilot envia os e-mails sozinho, pelo seu servidor SMTP, pelo Gmail ou pela sua conta Microsoft. Não é preciso ter o programa Outlook nem outro cliente de e-mail.
Posso usar meu próprio servidor SMTP, Gmail ou minha conta Microsoft?
Sim. Você pode conectar o servidor SMTP da sua empresa ou entrar com segurança: pelo Google OAuth oficial para Gmail e Google Workspace, ou pelo login da Microsoft para Microsoft 365 e Outlook. Os tokens do Gmail ficam armazenados criptografados no seu computador.
Quais versões do Windows são compatíveis?
O PrintPilot funciona no Windows 10 e no Windows 11, em 32 e 64 bits.
Posso instalar o PrintPilot de forma silenciosa em vários computadores?
Sim. O pacote MSI suporta instalação silenciosa com msiexec, e você pode distribuí-lo por Diretiva de Grupo do Active Directory (GPO) ou pela sua ferramenta RMM usando um arquivo setup.ini. Veja nosso guia de implantação via GPO para mais detalhes.
O PrintPilot envia meus documentos para a nuvem?
Não. O PDF é criado no seu computador e enviado diretamente ao servidor de e-mail que você configurou. Nossos servidores guardam apenas o e-mail da sua conta, seu plano, sua chave de licença e o ID do dispositivo, nunca os documentos impressos.
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