Como enviar faturas por e-mail a partir de um software contábil antigo (sem módulo de e-mail)

Boa parte dos softwares de gestão foi criada quando as faturas iam em papel. Programas de contabilidade de desktop, ferramentas de faturamento setoriais e ERPs sob medida sabem imprimir, alguns salvam um arquivo, mas não têm um módulo de e-mail integrado, ou o módulo só funciona com um programa de e-mail específico.

Atualizar ou trocar esse software para enviar faturas por e-mail é caro e muitas vezes impossível, porque o layout da fatura, a numeração e anos de dados estão nele. Você precisa de um jeito de enviar o que o programa já imprime.

O PrintPilot instala uma impressora do Windows chamada PrintPilot. Quando você imprime uma fatura nela, o Windows cria um PDF e o PrintPilot abre a janela Enviar documento impresso. Você escolhe uma regra salva ou digita os destinatários, clica em Enviar e o PDF sai como anexo da sua própria conta de e-mail.

Não há plug-in nem integração para configurar. Funciona do mesmo jeito com SAP Business One, PHC, Primavera, um modelo de fatura do Excel ou um ERP próprio: se o programa imprime no Windows 10 ou 11, o PrintPilot consegue enviar o que ele imprime.

Baixe o PrintPilot (instalador MSI ou Microsoft Store) e entre na sua conta. Abra o painel, vá em E-mail e clique em Adicionar remetente. Você pode conectar uma conta Google, uma conta Microsoft 365 ou Outlook, ou qualquer caixa postal SMTP.

As faturas saem do seu próprio endereço, então aparecem na pasta de enviados e os clientes respondem a você como sempre. É possível conectar vários remetentes e definir um como padrão.

As regras guardam os destinatários e textos que você usa sempre. Em Regras, clique em Adicionar regra, dê um nome como Faturas para a contabilidade e marque Enviar e-mail. Digite os destinatários separados por vírgulas, escolha o remetente e escreva o assunto e a mensagem. O marcador {fileName} coloca o nome do documento no assunto. Marque Arquivar PDF se também quiser uma cópia no arquivo local.

Se deixar os destinatários vazios, o PrintPilot usa o destinatário padrão das configurações de E-mail. O plano gratuito inclui uma regra; os planos pagos, regras ilimitadas.

No seu programa de contabilidade, abra a fatura, clique em Imprimir e selecione a impressora PrintPilot. A janela Enviar documento impresso se abre. Escolha Usar regra salva para enviar com a regra do passo 2, ou Destinatários manuais para digitar Para, Cc e Cco. Endereços salvos no Catálogo de Endereços podem ser escolhidos em uma lista.

Quando cada fatura vai para um cliente diferente, o assistente de IA dos planos pagos poupa a digitação: ele lê o PDF, preenche o destinatário indicado na fatura e escreve o assunto e uma mensagem curta.

Cada impressão vira um trabalho no painel. A lista Trabalhos mostra o documento, a regra, o destinatário e o status, como Entregue, Arquivado, Nova tentativa ou Falhou. Se a rede ou o servidor de e-mail ficarem indisponíveis por um momento, o PrintPilot tenta de novo sozinho em vez de perder o e-mail.

Os PDFs ficam no seu PC, na pasta de arquivo do PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive), então você guarda uma cópia de cada fatura enviada.

Toda conta nova começa com um teste de 14 dias com todos os recursos e sem cartão de crédito. Depois, o plano gratuito Freemium continua enviando até 15 e-mails por mês. Os planos pagos são cobrados por dispositivo e mês: Personal € 4,90 (1 dispositivo), Team € 14,90 (5), SMB € 34,90 (20), Business € 54,90 (50) e Enterprise € 74,90 (100), sem impostos quando aplicáveis. Os planos pagos não têm limite mensal de e-mails e incluem 100 páginas de IA por período de cobrança.