Comment imprimer automatiquement en PDF et envoyer par e-mail depuis n'importe quelle application Windows
Ne sauvegardez plus vos PDF manuellement. Découvrez comment transformer automatiquement toute tâche d'impression lancée avec Ctrl+P depuis Chrome, Excel, votre ERP ou QuickBooks en pièce jointe PDF envoyée par e-mail avec PrintPilot.
Chaque jour ouvré, employés de bureau, comptables et équipes logistiques répètent la même routine fastidieuse : appuyer sur Ctrl+P, choisir Microsoft Print to PDF, enregistrer le fichier quelque part, ouvrir la messagerie, saisir le destinataire et l'objet, glisser le PDF dans le message, l'envoyer, puis supprimer plus tard les PDF qui s'accumulent sur le bureau. Répété 15 à 30 fois par jour, cela coûte des heures chaque semaine. Avec l'imprimante virtuelle PrintPilot pour Windows 10 et 11, toute cette séquence se réduit à une seule action : Ctrl+P, puis Imprimer. PrintPilot transforme la sortie d'impression en PDF sur votre propre ordinateur et l'envoie par e-mail via votre serveur SMTP, votre compte Gmail ou votre compte Microsoft.
Impression PDF et envoi d'e-mails automatiques avec PrintPilot
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1Comment ça marche : l'approche de l'imprimante virtuelle
PrintPilot s'installe comme une imprimante Windows ordinaire. Au lieu d'imprimer sur papier, il capture la sortie, crée un PDF localement et le transmet en pièce jointe à votre serveur de messagerie.
Comme il s'agit d'une imprimante normale, il fonctionne avec toute application capable d'imprimer : navigateurs web (Chrome, Edge, Firefox), logiciels de comptabilité (QuickBooks, Sage), ERP (SAP, Microsoft Dynamics), applications Office comme Excel et Word, ainsi que d'anciens logiciels de bureau ou de caisse.
[Toute app Windows : Excel / ERP / Chrome]
│ Ctrl + P
▼
[Imprimante virtuelle PrintPilot]
│ PDF créé sur votre PC
▼
[Compte SMTP, Gmail ou Microsoft]
│
▼
[Boîte de réception, PDF joint]2Étape 1 : Sélectionnez 'PrintPilot' comme imprimante
Après avoir installé PrintPilot et connecté votre compte de messagerie (SMTP d'entreprise comme Microsoft 365 ou votre propre serveur, Gmail / Google Workspace via le Google OAuth officiel, ou un compte Microsoft 365 / Outlook via la connexion Microsoft, sans stocker de mot de passe d'application), ouvrez la boîte de dialogue d'impression (Ctrl+P) dans Chrome, Excel, votre ERP ou toute autre application Windows. Choisissez 'PrintPilot' dans la liste des imprimantes et cliquez sur 'Imprimer'.
Sélection de l'imprimante virtuelle PrintPilot dans la boîte de dialogue d'impression
3Étape 2 : Choisissez une règle ou saisissez le destinataire
À l'impression, la fenêtre PrintPilot s'affiche. Choisissez l'une de vos règles de routage prédéfinies ou saisissez l'adresse du destinataire, puis cliquez sur Envoyer.
Pour les gros volumes, vous pouvez définir des règles qui acheminent automatiquement les documents, par exemple les factures vers la comptabilité et les étiquettes d'expédition vers l'entrepôt, selon le titre du document, l'application source ou le contenu.
Fenêtre PrintPilot pour choisir la règle et le destinataire
4Étape 3 : Création du PDF et envoi automatiques en arrière-plan
PrintPilot convertit la tâche d'impression en PDF de haute qualité en arrière-plan et la met en file d'attente pour l'envoi via SMTP, Gmail ou votre compte Microsoft. Pas de boîte de dialogue Enregistrer sous, pas de PDF à chercher puis à glisser dans un e-mail, et votre poste reste réactif pendant l'envoi.
Document en file d'attente et confirmation d'envoi dans PrintPilot
5Étape 4 : Suivez l'état des envois dans le panneau PrintPilot
Suivez chaque tâche d'impression, son état d'envoi (Livré, En attente, Annulé) et vos règles de routage actives directement dans le panneau de bureau PrintPilot.
Panneau local PrintPilot affichant l'état des tâches et les règles
6Étape 5 : Le destinataire reçoit le PDF en pièce jointe
Le destinataire reçoit en quelques secondes l'e-mail avec votre document imprimé joint au format PDF. Aucun téléversement manuel, aucun clic supplémentaire.
Boîte de réception affichant la pièce jointe PDF envoyée automatiquement
7Microsoft Print to PDF ou PrintPilot
Microsoft Print to PDF fonctionne aussi avec toutes les applications Windows, mais s'arrête au fichier : il faut encore l'enregistrer, ouvrir la messagerie, le joindre et l'envoyer, soit 6 à 7 étapes manuelles par document.
PrintPilot prend la même tâche d'impression et va jusqu'au bout : un ou deux clics dans la fenêtre PrintPilot, ou aucun lorsqu'une règle de routage s'applique. L'envoi passe par votre propre compte de messagerie, et le PDF est créé sur votre PC plutôt que sur un site de conversion tiers.
8Cas d'usage courants en entreprise
Facturation depuis la comptabilité : que votre équipe utilise QuickBooks, SAP ou un ancien logiciel de bureau, imprimer une facture et l'envoyer au client devient une seule action d'impression.
Commandes et documents d'entrepôt : envoyez bons de livraison, listes de préparation et bons de commande directement aux répartiteurs ou partenaires logistiques, sans enregistrer de PDF sur le bureau.
Documents confidentiels : contrairement aux convertisseurs PDF en ligne qui téléversent vos fichiers sur le serveur de quelqu'un d'autre, PrintPilot crée le PDF sur votre propre ordinateur et l'envoie directement au serveur de messagerie choisi.
Foire Aux Questions (FAQ)
Quelles applications Windows sont prises en charge ?
Toute application capable d'imprimer sous Windows 10 ou 11 fonctionne avec PrintPilot, notamment Chrome, Edge, Excel, Word, QuickBooks, SAP et les logiciels ERP ou de caisse.
PrintPilot nécessite-t-il Microsoft Outlook ?
Non. PrintPilot envoie lui-même les e-mails, via votre serveur SMTP, Gmail ou votre compte Microsoft. Le logiciel Outlook ou tout autre client de messagerie n'est pas nécessaire.
Puis-je utiliser mon propre serveur SMTP, Gmail ou mon compte Microsoft ?
Oui. Vous pouvez connecter le serveur SMTP de votre entreprise ou vous connecter en toute sécurité : avec le Google OAuth officiel pour Gmail et Google Workspace, ou avec la connexion Microsoft pour Microsoft 365 et Outlook. Les jetons Gmail sont stockés chiffrés sur votre ordinateur.
Quelles versions de Windows sont prises en charge ?
PrintPilot fonctionne sous Windows 10 et Windows 11, en 32 et 64 bits.
Puis-je déployer PrintPilot en mode silencieux sur de nombreux postes ?
Oui. Le package MSI prend en charge l'installation silencieuse avec msiexec, et vous pouvez le déployer via une stratégie de groupe Active Directory (GPO) ou votre outil RMM à l'aide d'un fichier setup.ini. Consultez notre guide de déploiement GPO pour les détails.
PrintPilot envoie-t-il mes documents vers un service cloud ?
Non. Le PDF est créé sur votre ordinateur et envoyé directement au serveur de messagerie que vous avez configuré. Nos serveurs ne stockent que l'e-mail de votre compte, votre formule, votre clé de licence et l'identifiant de votre appareil, jamais les documents imprimés.
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