Envoyer des factures par e-mail depuis un ancien logiciel comptable (sans module e-mail)

Beaucoup de logiciels de gestion ont été conçus à l'époque où les factures partaient par courrier. Les logiciels comptables de bureau, les outils de facturation métier et les ERP sur mesure savent imprimer, parfois enregistrer un fichier, mais n'ont pas de module e-mail intégré, ou ce module ne fonctionne qu'avec une seule messagerie.

Mettre à jour ou remplacer ce logiciel pour obtenir l'envoi par e-mail coûte cher et n'est souvent pas possible, car la mise en page des factures, la numérotation et des années de données s'y trouvent. Il vous faut un moyen d'envoyer ce que le programme imprime déjà.

PrintPilot installe une imprimante Windows nommée PrintPilot. Quand vous y imprimez une facture, Windows crée un PDF et PrintPilot ouvre la fenêtre Envoyer le document imprimé. Vous choisissez une règle enregistrée ou saisissez les destinataires, cliquez sur Envoyer, et le PDF part en pièce jointe depuis votre propre compte de messagerie.

Aucun plug-in ni connecteur à configurer. Cela fonctionne de la même façon avec SAP Business One, Sage, EBP, Cegid, un modèle de facture Excel ou un ERP maison : si le programme sait imprimer sous Windows 10 ou 11, PrintPilot peut envoyer ce qu'il imprime.

Téléchargez PrintPilot (installateur MSI ou Microsoft Store) et connectez-vous. Ouvrez le tableau de bord, allez dans E-mail et cliquez sur Ajouter un expéditeur. Vous pouvez connecter un compte Google, un compte Microsoft 365 ou Outlook, ou n'importe quelle boîte SMTP.

Les factures partent de votre propre adresse : elles apparaissent dans vos éléments envoyés et les clients vous répondent comme d'habitude. Vous pouvez connecter plusieurs expéditeurs et en définir un par défaut.

Les règles mémorisent les destinataires et les textes que vous réutilisez. Dans Règles, cliquez sur Ajouter une règle, nommez-la par exemple Factures vers la comptabilité et cochez Envoyer un e-mail. Saisissez les destinataires séparés par des virgules, choisissez l'expéditeur, puis rédigez l'objet et le message. Le paramètre {fileName} insère le nom du document dans l'objet. Cochez Archiver le PDF si vous voulez aussi une copie dans l'archive locale.

Si vous laissez les destinataires vides, PrintPilot utilise le destinataire par défaut des paramètres E-mail. Le plan gratuit comprend une règle ; les plans payants n'ont pas de limite.

Dans votre logiciel comptable, ouvrez la facture, cliquez sur Imprimer et sélectionnez l'imprimante PrintPilot. La fenêtre Envoyer le document imprimé s'ouvre. Choisissez Utiliser une règle enregistrée pour envoyer avec la règle de l'étape 2, ou Destinataires manuels pour saisir vous-même À, Cc et Cci. Les adresses enregistrées dans le carnet d'adresses se choisissent dans une liste.

Quand chaque facture part chez un client différent, l'assistant IA des plans payants vous évite la saisie : il lit le PDF, remplit le destinataire indiqué sur la facture et rédige l'objet et un court message.

Chaque impression devient un travail dans le tableau de bord. La liste Travaux affiche le document, la règle, le destinataire et le statut : Livré, Archivé, Nouvel essai ou Échec. Si le réseau ou le serveur de messagerie est brièvement indisponible, PrintPilot relance l'envoi tout seul au lieu de perdre l'e-mail.

Les PDF restent sur votre PC dans le dossier d'archive PrintPilot (C:\ProgramData\PrintPilot\archive) : vous gardez une copie de chaque facture envoyée.

Chaque nouveau compte commence par un essai de 14 jours avec toutes les fonctions, sans carte bancaire. Ensuite, le plan gratuit Freemium continue d'envoyer jusqu'à 15 e-mails par mois. Les plans payants sont facturés par appareil et par mois : Personal 4,90 € (1 appareil), Team 14,90 € (5 appareils), SMB 34,90 € (20 appareils), Business 54,90 € (50 appareils) et Enterprise 74,90 € (100 appareils), hors TVA le cas échéant. Les plans payants n'ont pas de limite mensuelle d'e-mails et incluent 100 pages IA par période de facturation.